Systemer og prosedyrer er avgjørende for en vellykket drift av en bedrift. Ifølge Michael Gerber sparer forretningskonsulent og forfatter av bestselgende forretningsguide "The E-Myth", systemdrevne bedrifter tid, forårsaker mindre stress og tjener mer penger enn bedrifter drevet av ordet og instruksjoner fra eieren. Å lage kontorprosedyrer er en øvelse i logikk og organisasjon, best gjennomført i en trinnvis rekkefølge.
Definer omfanget av prosedyren, nøyaktig hva prosedyren er ment å oppnå. Vær rimelig detaljert, men ikke omtalende slik. For eksempel trenger du en prosedyre for håndtering av innkommende post som er forskjellig fra en prosedyre for håndtering av utgående e-post. Du trenger ikke en annen prosedyre for søppelpost, regninger, blader og personlig post. Disse underkategorier kan innlemmes i samme generelle overskrift.
Definer hvem som er ansvarlig for å sikre at prosedyren er ferdig, inkludert tidsfrister eller tidslinjer knyttet til prosessen. Den ansvarlige har ikke å gjøre det personlig, men må sjekke med den delegerte som er tildelt for å sikre gjennomføring og inspisere kvalitet. Denne definisjonen er best tildelt en tittel i stedet for en person, selv om du vet hvem som skal gjøre jobben akkurat nå.
Oppgi de enkelte oppgavene som er knyttet til denne prosessen. Sett dem i kronologisk rekkefølge.
Skriv en beskrivelse av hver oppgave, inkludert rimelige tidsgrenser, nødvendige verktøy og de grunnleggende tiltakene som trengs. Inkluder en "ferdigstillingsstatus" - hva oppgaven ser ut når den er ferdig. Fullføringsstaten er avgjørende for å inspisere arbeid og vurdering av ansattes ytelse.
Skriv ned konsekvensene av at du ikke fullfører en oppgave innen den angitte tidsrammen. Dette inkluderer disiplinære tiltak for den ansatte og en beredskapsplan for problemer som oppstår ved feilen.
