Å holde et forretningsmiljø organisert er en nøkkelkomponent for en vellykket bedrift. Kontorprosedyrer er retningslinjene for det organiserte miljøet.Ved å følge detaljerte trinn for å konfigurere kontorprosedyrer kan teamet fokusere på virksomheten i stedet for at du tar bort deg.
Gå gjennom gjeldende prosedyrer. Forståelse av nåværende prosedyrer skaper en basislinje for endring. Hvis det ikke ble etablert noen prosedyrer, er skriftlig observasjon et godt første skritt.
Samle tilbakemelding fra ansatte. Når dine grunnlinjekontor prosedyrer er fanget, samle ytterligere tilbakemelding fra medarbeidere. Spør dem: "Hva skal forandre? Hva kan forandre seg? Er ordren i kontoprosedyren riktig?"
Identifiser hvilke prosedyrer som fungerer. Å vite hva som skal fungere vil hjelpe deg med å fokusere på prosedyrer som ikke fungerer.
Identifiser hvilke prosedyrer som ikke virker. Fremhever forbedringsområdene, slik at anbefalinger kan bearbeides.
Anbefal endringer i prosedyrer som ikke fungerer. Bruk listen fra trinnet ovenfor og møt med andre ansatte for å sende inn anbefalinger for endringer i prosedyrer som ikke fungerer.
Kontorprosedyrer trinnvis i detalj. Nå som du har en liste over prosedyrer som fungerer og anbefalte løsninger for de som ikke gjør det, skriv dem i detalj. Fokuser på hvordan en prosess kobler til den andre.
Publiser kontorprosedyrene til ansatte. Den detaljerte dokumentasjonen skal deles med alle ansatte slik at alle kan bruke kontorprosedyrene.
Tips
-
Kontorprosedyrer utgis best med en treningshåndbok, spørsmål og svar og en "ofte stilte spørsmål" -dokument. Aldri utta en prosess arbeid. Fortsett å overvåke det for kontinuerlig forbedring.
Advarsel
Kontorprosedyrer ses noen ganger som hindringer for å fullføre forretninger, slik at enkelte ansatte kan være sta for å endre seg. Fokuser på fordelene med en kontorprosess.
