Lønnsbehandling er en flerdimensjonal oppgave som en arbeidsgiver må utføre. Arbeidsgiveren må overholde arbeidsavdelingens lønns- og timestandard og Internal Revenue Service's lønnsavgiftskrav. I tillegg må den oppfylle statens lønnskrav. Å ha en lønnsom behandling sjekkliste bidrar til å sikre samsvar.
Lønnsbehandling
Tjeklisten skal inneholde lønnsbehandlingsoppgaver for hver betalingsperiode. Dette inkluderer alle trinnene som er nødvendige for å behandle lønn fra start til slutt. Hvis det er flere lønnsperioder, for eksempel hver uke og halv time, utarbeide separate sjekklister for hver betalingssyklus for å unngå forvirring. For eksempel, dersom alle timebaserte arbeidstakere blir betalt hver uke og alle lønnsmedarbeidere blir betalt halvtid, vil det være behov for separate sjekklister ettersom begge betalingsgruppene behandles annerledes.
Lønnsbehandlings sjekklisten kan inkludere trinn for å bekrefte innlevering av tidskort, tidskortberegning og inntasting av lønningstimer i systemet. Det bør omfatte et skritt for å sikre lønnstakere får sin faste lønn for lønnsperioden. I tillegg bør det omfatte å gjøre endringer i lønnsopplysninger for arbeidstakere, for eksempel adresse- og fradragsendringer, lønnsjusteringer, for eksempel lønnsøkninger og ugyldighetskontroller og ny ansettelsesbehandling. Det kan også inkludere behandling av tilleggsbetaling, som overtid, avgang, bonuser og provisjoner.
Fradragsbehandling
Lønnsavdrag inkluderer lovbestemte / ufrivillige fradrag. Sistnevnte betyr at fradraget er juridisk bindende. Lovbestemte fradrag inkluderer føderal inntektsskatt, sosial sikkerhet skatt og Medicare skatt, og i de fleste tilfeller statlig inntektsskatt. Arbeidsgiveren er ansvarlig for å tilbakeholde disse skattene fra lønn til arbeidstakere. Videre er det ansvarlig for sin del av lønnsskatten. Tjeklisten skal inneholde de nødvendige lovbestemte fradrag. Lovbestemte fradrag inkluderer også lønnsgodkjenninger og ordreforsikring for barnestøtte. Ta med dem på sjekklisten, hvis det er aktuelt.
Frivillige fradrag er de som selskapet tilbyr, for eksempel pensjons- og helsemessige fordeler, livs- og uførhetsforsikring, veldedige bidrag, parkeringsavgifter, faglige avgifter og tilbakebetaling av lån. Tjeklisten trenger ikke å oppgi hver frivillig fradragstype, men det bør omfatte kontroll av frivillige fradrag. Når lønnssekretæren blir kjent med lønnslisten, er det lett å vite hvilke fradrag som påvirker hvilke ansatte.
Pay Generation
Tjeklisten skal ha trinn for utskrift av lønnsslipp og betalestubber og generering av direkte innskuddfilen. Inkluder et trinn for å skrive ut en forhåndsbehandlingsrapport, som gjør det mulig for lønnsrepresentanten å dobbeltsjekke - og om nødvendig justere - lønnslisten før du skriver ut lønnsslipp og før du genererer den direkte innskuddsfilen. I tillegg, hvis lønnssjekkene skal videresendes til en bestemt person etter lønnsbehandlingen, angi dette på sjekklisten.
Post-prosessering
Når lønnslisten er behandlet, må de aktuelle dataene bli arkivert for å sikre overholdelse av protokollene. Tjeklisten skal angi de ulike lønningsrapporter som må arkiveres. I tillegg bør det inkludere de nødvendige rapportene for tilknyttede avdelinger, for eksempel regnskap eller økonomi og menneskelige ressurser. Hvis det kreves ytterligere interaksjon med disse eller andre avdelinger, inkludere den på sjekklisten. For eksempel, hvis et eksternt skatteselskap håndterer selskapets lønnsskattemessige forhold, bør sjekklisten inneholde hvordan man sender vederlagsskattefiler til skatteselskapet.
