Enten du er en ansatt som skriver en rapport for sjefen din, eller en bedriftseier som rapporterer til daglig leder, er det beste verktøyet "hvorfor-hva-hvordan" -rammen. Hvorfor skriver du denne rapporten? Hvilken informasjon trenger leseren å vite? Hvordan skal du presentere dine anbefalinger eller konklusjoner? Etter denne strukturen vil du gi en logisk strøm til dokumentet ditt. Det vil gi din sjef eller leder den nøyaktige informasjonen som trengs for å gjøre en velinformert forretningsavgjørelse.
Fokus på hvorfor
Forstå hvorfor du skriver rapporten. Det er viktig at du er tydelig på rapportens formål, ellers kan du skreddersy din skriving til feil målgruppe eller gi ut viktig informasjon. Still spørsmål om nødvendig. Hvis rapporten skal distribueres til flere avdelinger, bør du vurdere om du skal inkludere individuelle seksjoner som adresserer hver avdelingens bekymringer.
Bestem hvilken informasjon som skal inkluderes
Samle informasjonen du trenger, for eksempel økonomiske data, diagrammer og grafer. Intervju folket hvis meninger er relevante for rapporten din. Deretter bestemmer du det viktigste poenget eller poengene du tror publikum trenger å vite. Start med å skrive noen få avsnitt som markerer de viktigste poengene, eller strukturer informasjonen din i en punktpostliste over elementer.
Bestem hvordan du presenterer anbefalingen din
Gi rapporten en tittel. Beskriv kort beskrivelse av oppdraget eller årsaken til rapporten. Beskriv din metode for å samle informasjon. Organiser rapportens kropp logisk, for eksempel i henhold til kjerne temaer. Pass på å ta med nok informasjon for å vise at du har undersøkt emnet grundig. Slutt rapporten med din konklusjon eller anbefaling, basert på funnene dine.
Legg til et Executive Summary
Gå tilbake til begynnelsen av rapporten og legg til et avsnitt eller to som oppsummerer hovedpoengene i rapporten. Alternativt kan du bruke punktposter til å strukturere ideene dine. Sammendraget kan være alt som sjefen din har tid til å lese, så vær sikker på å inkludere all relevant informasjon. Kort sagt, hva handler rapporten om? Hva er de viktigste funnene? Hva foreslår eller anbefaler du? Hva skjer etterpå? Rediger sammendraget ditt til det leverer essensen av rapporten din innen en lesetid på ett eller to minutter.
Formater rapporten
Hvis det er en firmestilguide, sørg for at du følger den. Ellers formatér rapporten i en lettlest-stil, slik at kopien blir så lett å skanne som mulig. Bruk tydelige overskrifter for å skille mellom emner; Dette gjør det enkelt for sjefen din å finne den aktuelle siden i rapporten. Vurder å markere viktige fakta i stor skrift eller fet skrift. Organiser eventuelle regnskap, trykte materialer eller andre støttedokumenter i et vedlegg i slutten av rapporten.
Sjekk og korrekturlesing
Sjekk rapporten for riktig stavemåte og grammatikk. Online stavekontroll og grammatikk sjekker er nyttige, men de tillater ikke alltid kontekst.Hvis det er mulig, har noen korrekturlest rapporten med et blikk for øye for feil. Be korrekturleseren å kritisere rapporten generelt. Har du forlatt en tanke uferdig? Har du brukt bransjens terminologi konsekvent? Er det lett å forstå? Ikke prøv å imponere med ditt staveordforråd - prøv klarhet i stedet.
