Kortrapporter er et effektivt verktøy for å kommunisere med en daglig leder, som vanligvis er en opptatt executive. De kan brukes til å rapportere om fremdrift av et prosjekt, ukentlig eller månedlig økonomisk projeksjon, eller rapporter om produksjonsoperasjoner. I motsetning til omfattende rapporter som krever omfattende undersøkelser og detaljer, krever korte rapporter bare den grunnleggende, men viktigste informasjonen. Skrive en kort rapport følger en lignende stil med rapportskriving, bortsett fra at sammendraget, bakgrunnen, innholdet, konklusjonen eller anbefalingene er konsise.
Samle data som er relevante for prosjektet som du rapporterer om. Gjør dette ved hjelp av tilgjengelige data, for eksempel økonomiske rapporter, feasibility rapporter og undersøkelser som allerede er gjennomført. Bruk relevant referansemateriale, for eksempel bøker eller informasjon fra informerte tredjeparter, som industrieksperter som data for rapporten.
Skriv inn datoen, navnet på daglig leder til hvem du sender rapporten, ditt navn, din signatur og emnet for rapporten øverst til venstre i papiret.
Oppsummer innholdet i rapporten kort ved å angi problemet, funnene, fremdriften hittil eller et forslag til å løse problemet. Angi konsistent hva du forventer vil være fordelene med prosjektet.
Beskriv bakgrunnen ved å skrive en kort historie om det pågående prosjektet eller forretningsoppgaven som du rapporterer om. Ta med navnene til de som er involvert i oppgaven eller prosjektet, for eksempel prosjektteammedlemmer, trenere eller avdelingsledere. Gi ytterligere forklaring på hva oppgaven eller prosjektet handler om.
Skriv inn kropp eller innhold i rapporten ved å inkludere funn og data samlet i trinn 1. Gi en kort analyse av funnene og angi hva de betyr for det samlede prosjektet og virksomheten. Innlemme diagrammer, spørreskjemaer, undersøkelser og referanser i rapporten for å støtte analysen din.
Tegn en konklusjon ved å kortlegge status for et prosjekt eller en oppgave. Gi kun anbefalinger hvis daglig leder har bedt om dette. Gi om to korte og viktigste anbefalinger som oppsummerer alle andre anbefalinger som du ellers ville oppgi i en lengre rapport.
Tips
-
Selv om det er kort, bør rapporten ikke forlate leseren med ubesvarte spørsmål. Gi all nødvendig informasjon i klart og nøyaktig språk.
