Når det er oppdraget med å organisere en administrativ avdeling, er det best å fokusere på de mest effektive måtene å forbedre effektiviteten, minimere avfall og maksimere de individuelle talenter av administrativt ansatte. Mens enkelte prosesser vil variere avhengig av behovene til toppledelsen og størrelsen på kontoret, kan du implementere grunnleggende teknikker for å ha et jevnere løpende og mer effektivt kontor.
Øk effektiviteten. Implementere en ytelsesbasert tilnærming til aktiviteter. Organiser daglige og ukentlige oppgaver med fokus på høy ytelse fremfor ferdigstillelse av lange lister over oppgaver.
Strukturere og integrere kontorets viktigste administrative aktiviteter blant eldre ansatte. Oppgav eldre ansatte med å administrere kostnadsrapporter og tilby administrativ støtte til en eller flere medlemmer av ledelsen, i stedet for hele kontoret.
Delegere administrative oppgaver, for eksempel å åpne post, telefonsvarer og skrive, til administrativt ansatte på administrativt nivå, inkludert administrativ assistenter, sekretærer og praktikanter.
Shore opp aktiviteter som ikke er til nytte for hele organisasjonen.Unngå aktiviteter som ikke samsvarer med de målene som toppledelsen har satt opp. For eksempel, utplassere praksis med å planlegge siste øyeblikk personlige reisearrangementer eller delegere oppgaven til et lavere nivå medarbeider som kan hente og slippe oppgaver uten at det har negativ innvirkning på arbeidsflyten.
Implementere ledelsens ønske om forandring. Ofte er nedskalering en nødvendig komponent for endring i et administrativt kontor, spesielt hvis en administrasjonsavdeling ikke samarbeider for å være til gavn for hele organisasjonen. Et kontor fullt av utøvende assistenter som arbeider individuelt for å møte kravene til toppledende personell uavhengig av organisatoriske behov, er et eksempel.
2016 Lønninformasjon for sekretærer og administrative assistenter
Sekretærer og administrative assistenter oppnådde en gjennomsnittlig årslønn på $ 38.730 i 2016, ifølge US Bureau of Labor Statistics. På den lave enden fikk sekretærer og administrative assistenter en 25 prosentpoengslønn på $ 30 500, noe som betyr at 75 prosent tjente mer enn dette beløpet. Den 75. percentile lønnen er $ 48.680, noe som betyr at 25 prosent tjener mer. I 2016 var 3.990.400 personer ansatt i USA som sekretærer og administrative assistenter.
