Protokoll fra personalemøter gir en skriftlig oversikt over de vedtakene de har tatt, diskuterte saker, avgitte stemmer, oppgavene og andre saker som påvirker personalet. Det er viktig å fange detaljene i møtet så vel som kjernen i diskusjonene. Du trenger ikke å registrere hvert ord som er sagt under møtet, men du bør kunne gi deltakerne en nøyaktig oversikt over møtet.
Elementer du trenger
-
Notatverktøy
-
opptaker
Forbered deg på møtet ved å besøke rommet for å vurdere hvor du skal sitte for å få det beste utsiktspunktet og finne stikkontakter hvis du trenger dem. Se tidligere minutter for å få deg raskt til hvordan minutter ble registrert tidligere.
Få en kopi av dagsordenen for å hjelpe deg med å organisere minuttene etter emne. Få en liste over inviterte deltakere og bekreft deltagerne ved å be dem om å logge inn når de går inn i møtet.
Legg merke til datoen og klokkeslettet møtet skjedde. Skriv hver bevegelse som den ble presentert, ord for ord. Ta opp de avgjorte stemmer og hvor mange stemte for, imot og avstod. Ta med navnet på bevegelsesprogrammet og hvem som beveger bevegelsen.
Bruk punktposter til å markere viktige diskusjonsemner som budsjetter, valg eller planlegging av selskapsarrangementer. Legg merke til fordeler og ulemper som ble tatt opp under diskusjonen og hvem som gjorde hver uttalelse. Slå opp hvert diskusjonsemne med resultatet, som vil være en bevegelse og stemme, et oppdrag for å undersøke emnet eller en utpekt handling.
Skriv minuttene i et klart, lettlest format for å gjøre dem enklere å følge. Finn apper og verktøy som allerede er opprettet for å gjøre det enklere å ta minutter. Disse kan bli funnet på nettsteder som onenote.com hvis du bruker Windows. Ta en titt på evernote.com for å skrive verktøy, agreedo.com for notat og verktøy for minuttdeling, og Google docs for å møte minuttermaler og enkle måter å dele minuttene på.
Skriv opp minuttene så snart du kan etter møtet mens diskusjonene fremdeles er friske i tankene dine, helst innen 24 timer. Skriv inn den tredje personen gjennom.
Send et utkast til sjefen eller veilederen som ledet møtet til gjennomgang før du sendte minutter til resten av deltakerne. Foreta korrigeringer og send ut en kopi til alle som deltar på møtet. Legg ved passende dokumenter, for eksempel en kopi av et budsjett, en handlingsliste eller en liste over kontaktnumre.
Tips
-
Opprett en mal for å forenkle minuttopptaksprosessen. Bruk det om og om igjen når du tar bemanningsminutter.
Bruk en opptaksenhet hvis du er bekymret for nøyaktighet. Fortell deltakerne de blir tatt opp før du slår på opptakeren din.
Advarsel
Ikke bli frazzled når du mister oversikten eller ikke forstår et poeng. Når du blir forvirret, stopp saken og be om avklaring for å sikre at du rapporterer nøyaktig.
