Effektivisering av en anskaffelsesprosess krever at du oppretter bestemte innkjøpstrinn for å minimere tiden mellom når en person ber om et element og når han mottar det. Basert på din nåværende innkjøpsprosess kan du strømlinjeforme systemet ved å endre hvem som er involvert, gi mer innkjøpsmyndighet og etablere spesifikke leverandørpolitikker.
Identifiser Svakheter
Det første trinnet i å strømline innkjøpsprosessen er å identifisere hvorfor du vil gjøre det. Du kan være overforbruk. Dine ansatte kan være mindre produktive fordi de må vente på utstyret de trenger. Kundene dine kan være ulykkelige fordi du ikke kan få materialer raskt nok til å oppfylle bestillinger. Dine skjemaer eller til og med mangelen på effektiv papirarbeid kan forårsake flaskehalser. Når du vet hva dine innkjøpsproblemer er, kan du undersøke prosessen din for å se hva som kan forårsake problemet.
Sentralisere eller desentralisere
En måte å strømlinjeforme innkjøpsprosessen på er å sentralisere det med en person eller avdeling. I stedet for å få en medarbeider, gå til avdelingsleder, som deretter går til sjefen, som deretter går til økonomistyret, tillater ansatte å sende forespørsler direkte til en anskaffelsesagent. Dette kan redusere tiden det tar å få kjøp godkjent fordi en person er ansvarlig for tidslinjen.
Hvis du allerede har denne typen sentralisert innkjøpsprosess, kan dette imidlertid være ditt problem. Dette kan skje når innkjøpsagenten er overveldet med forespørsler hun må undersøke. Hvis dette er tilfelle, vurder å ha avdelingshoder godkjenne kjøp først, som de deretter sender til finansdepartementet. For å få mest mulig ut av denne typen system, opprett en "forfallsdato" for alle skjemaene dine for å sikre at alle involverte vet når en ordre forfaller og vet at de vil bli holdt ansvarlige.
Øk innkjøpsmyndigheten
En annen metode for effektivisering av innkjøp er å gi flere ansatte myndighet til å foreta kjøp. Dette kan føre til overspenning hvis du ikke angir bestemte parametere, for eksempel hvilke varer og tjenester en bestemt ansatt kan kjøpe, en hette på hvor mange kjøp han kan gjøre og hvilke leverandører han kan bruke. Vurder å la ansatte ha myndighet til å foreta mindre kjøp, spesielt vanlige som vanligvis godkjennes, for eksempel kontorsrekvisita. Hvis du kan kontrollere bedriftskortkort bruk av enkelte ansatte, utsted kort til ansatte med innkjøpsautoritet, slik at de kan lage online, murstein eller telefonkjøp uten å måtte be om et sjekk eller kredittkortkjøp fra regnskapsavdelingen. Lag strenge selskapspolitikker for bruk av kredittkort.
Forutgående selgere
Hvis ansatte trenger å undersøke og bekrefte leverandører hver gang de foretar et kjøp, opprett en liste over godkjente leverandører de kan bruke. Dette bidrar til at du arbeider med leverandører du kjenner og kan skape volumkjøp som kan føre til leverandørrabatter. Sett opp et innkjøpssystem med godkjente leverandører, slik at de ikke trenger å kjøre en kredittrapport på deg hver gang en ansatt foretar et kjøp. Gi leverandørene en liste over ansatte som kan foreta kjøp, eller bruk en bedriftskjøpskode du gir til å velge ansatte. En forespørsel om forslag eller skjema som ansatte kan bruke når de trenger flere bud på en jobb, vil strømlinjeforme prosessen ved å eliminere behovet for ansatte til å lage buddokumenter.
Forbedre kjøpsplanlegging
Hvis du vet på forhånd, må du kjøpe bestemte varer og forsyninger, planlegge disse kjøpene i sakte tider på bedriften din, i god tid. Dette kan bidra til å redusere kjøpene som går tapt i et hav av papirarbeid, og krever avdelingsnivåforespørsler og fremskyndede forespørsler. Få avdelingsledere til å sende kvartalsvise kjøpsforespørsler, inkludert leveringsdatoer, og få innkjøpsagenten din til å lage en kalender for kjøp.
