Enten din bedrift kjøper nye datamaskiner eller ser etter en leverandør for å trene ansatte, er det nyttig å følge en trinnvis prosess som sikrer at du får det du trenger, samtidig som du vurderer budsjettet og forventningene for produktet eller tjenesten. En slik prosess gir deg muligheten til å undersøke bedriftens spesifikke behov i detalj og velge produkter og leverandører som er mest effektive for din situasjon. Ved å følge en forretningsinnkjøpsprosedyre, vil du ikke bare fullføre kjøpet ditt, men også undersøke resultatene, slik at du vet hva som kan fungere bedre for fremtidige kjøp.
Tips
-
De 8 trinnene i forretningsinnkjøpsprosessen er:
- identifisere forretningsbehovet;
- bestemme et budsjett;
- velge et innkjøpsteam
- definere spesifikasjoner;
- søker etter alternativer;
- evalueringsalternativer;
- gjør kjøpet; og
- revurdere kjøpet.
Identifiser forretningsbehovet
Innkjøp er et viktig aspekt ved å drive en bedrift, så det er viktig at bedrifter tar beslutninger om å kjøpe produkter og tjenester som vil forbedre sin virksomhet på en eller annen måte. Før du foretar en kjøpsbeslutning, må bedrifter identifisere et sant behov for deres firma. For eksempel kan innkjøp av ny programvare forbedre lagerstyring, eller legge til en skriver kan øke produktiviteten. Ofte presenterer ansatte sine arbeidsgivere med behov, mens andre ganger, må arbeidsgivere gjenkjenne et behov etter gjennomgang av arbeidsflyt og forretningsmessige mål.
Bestem et budsjett
Enten det er lite eller stort, kan et budsjett bidra til å holde bedrifter fra overforbruk og tilsynelatende underpending på kjøp de må gjøre for deres virksomhet. Et budsjett gir innkjøpsteamet en veiledning de kan bruke som de forsker leverandører og produkter, og veier innkjøpsmuligheter.
Velg et innkjøpsteam
Velg enkeltpersoner på dine ansatte for å undersøke alternativer for det kjøpet du ønsker å gjøre. Det hjelper å bruke personer som er på frontlinjen og involvert med varen du planlegger å kjøpe. Disse personene forstår prosessene bak elementet som kjøpes og er mest sannsynlig kjent med de funksjonene og fordelene som kan gi mer verdi til organisasjonen.
Definer spesifikasjoner
Arbeid med innkjøpsteamet for å utvikle et klart bilde av spesifikasjonene for produktet eller tjenesten din bedrift planlegger å kjøpe. Hvis du kjøper en skriver til et fast eiendomskontor, kan spesifikasjonene omfatte en maskin som skriver ut i farger, er under 24 tommer, utskrifter på glanset og fotopapir, har 64 MB minne og trådløs tilkobling, skriver opp til 17 sider per minutt og fungerer med Mac- eller Windows-baserte operativsystemer. Disse detaljene kan hjelpe innkjøpsteamet å identifisere elementer som oppfyller selskapets behov umiddelbart i forhold til å undersøke alternativer som ikke passer til de generelle behovene.
Søk etter alternativer
Bruk produktspesifikasjonene for å søke etter levedyktige alternativer. Finn leverandører og leverandører som tilbyr produktet du er på jakt etter. Ta hensyn til leverandører du har jobbet med tidligere, de som har salg eller tilbyr rabatter til bedrifter som din.
Vurder dine valg
Begrens søket og identifiser de beste alternativene for bedriften din. Arbeid med innkjøpsteamet for å identifisere fordeler og ulemper ved hvert alternativ. Tenk på kostnader, funksjoner, vedlikehold, leveringstider, betalingsalternativer, kundeservice og leverandørens rykte.
Gjør innkjøpet
Bestem hvordan firmaet planlegger å betale for kjøpet og identifiser innkjøpsteammedlemmet for å logge seg på kjøpet. Ta kontakt med leverandøren som tilbyr produktet du vil kjøpe og foreta kjøpet.
Vurder kjøpet på nytt
Det er viktig å følge opp på kjøp for å avgjøre hvorvidt kjøpet fungerer for teamet ditt. Få tilbakemelding på kjøpet, slik at du vet om endringer må gjøres til spesifikasjonene dersom produktet eller programvaren må oppdateres i fremtiden.
