Et selskap som selger produkter eller trenger forsyninger med jevne mellomrom, må ha en innkjøpsenhet eller kontaktpunkt. Den som har ansvaret for denne prosessen kalles en innkjøpsagent. Før du bestiller inventar for en bedrift, er det viktig å forstå det grunnleggende i bestillings- og innkjøpsprosessen.
evaluering
En av de første trinnene i lagerbeholdning og innkjøpsprosessen er å vurdere hvilke elementer selskapet kan kjøpe. En forsiktig kjøper er opptatt av kvalitet når det gjelder beholdningsbehov. Han er ansvarlig for at selskapet ikke mottar et dårlig produsert produkt eller feil råmateriale. Så kjøperne bestiller vanligvis utvalgsmaterialer, produkter og forsyninger for å sikre at de oppfyller selskapets kvalitetsstandarder.
Opprett en avtale
Når innkjøpsrepresentanten bestemmer seg for en leverandør og produktene som trengs, er neste trinn å forhandle om en salgsavtale. I salgsavtalen avtaler kjøperen og distributøren om prisrabatt for varelager og betalingsbetingelser. For eksempel betyr "netto 30" at betalingen forfaller 30 dager etter fakturadato. Avtalen inneholder også vilkår og regler for retur, utveksling og betaling for fraktkostnader.
Send inn bestillingsordre
Det neste trinnet er at kjøperen skal sende distributøren, grossisten eller produsenten en innkjøpsordre. Kjøpsordren er en forpliktelse til å kjøpe varer, så lenge mottakeren leverer. Innkjøpsordren beskriver de eksakte produktene kjøperen ønsker for lager og adresse for frakt. Den viser også et bestillingsnummer, kontonummer (tildelt av distributøren eller produsenten) og et sammendrag av vilkårene som begge parter er enige om.
Betal faktura
Distribusjonsfirmaet mottar og behandler kjøperens innkjøpsordre. Etter at varene er sendt til kjøperen, utsteder distributøren deretter en faktura for å kreve betaling. Fakturaen inneholder innkjøpsordrenummeret, kontonummeret, adressen til kjøperen, en beskrivelse av de sendte varene og det totale beløpet som skal betales. Fakturaen viser også utstedelsesdato og vilkårene (for eksempel netto 30, forfaller innen 30 dager) slik at kjøperen kan sende inn betaling til rett tid.
