I virksomheten kan kundeklager påvirke omdømmet til virksomheten og må håndteres på riktig måte. Hvis du har flere kunder som har dårlig erfaring, og bedriften velger å ignorere det eller ikke gjøre noe, vil du ikke bare miste den virksomheten, men også virksomheten til alle de kjenner. Hvis en person har sendt inn en klage pr. Post eller via e-post, og hun mottar et formularbrevsvar, kan det øke utilfredsheten; kunden ønsker å bli hørt. Adresse kundens klage individuelt. Det er en prosess som kan brukes til å sikre at kundeklager håndteres effektivt. Dette skaper et forhold hvor kunden føler seg verdsatt og returnerer i fremtiden.
Unnskyld deg til kunden og henvis spesielt til klagen. Unnskyldning viser at du anerkjenner klagen og er virkelig beklager problemet. Dette bør gjøres i egne ord og med medfølelse. Hvis du gir et detaljert svar på kundens klage, viser det også at du har tenkt på problemet og ikke børstet av klagen som trivielt.
Bekreft klagen så snart den er mottatt, om en klage er gjort personlig eller via e-post og e-post. Hvis det er personlig, lytt til personens klage uten avbrudd. Hvis det er via e-post eller e-post, send et svar via brev eller e-post som forteller personen du har mottatt klagen og kommer snart i kontakt.
Forklar til kunden hva du gjør for å gjøre det riktig. Ikke gjør unnskyldninger for en feil som virksomheten din har gjort. Kunder bryr seg ikke om hvordan det skjedde. Kunder bare bryr seg om hva du skal gjøre for å fikse det. Hvis du viser at du er villig til å løse et problem, er du mer sannsynlig å tilfredsstille dem og fortsette å gjøre forretninger med dem.
Fortell dem at fremtidig virksomhet er svært viktig for deg. Alltid gi kunden en måte å nå deg via telefon eller med e-postadressen din. Be om tilbakemelding på hvordan de håndterte klagen og inkludere et gavekort som ber om en annen sjanse til å gjøre forretninger med dem. Følg opp på e-post eller brev. Spør kunden om de har vært tilbake i butikken og hva opplevelsen var.
Skriv opp klagen. Inkluder når du mottok klagen, hvordan klagen ble håndtert og hvilken oppfølging kontakt du hadde med kunden. Inkluder hva som kan gjøres for å unngå denne klagen i fremtiden. Jo mer informasjon du kan inkludere, jo bedre kan du være å klare klagen hvis det skjer igjen.
