Dokumentasjon av møterminutter krever en god organisasjon og oppmerksomhet på detaljer. Fordi møteminutter ofte blir juridiske dokumenter, er det viktig å oppsummere diskusjoner nøyaktig. Lag en sikkerhetskopi og lagre den på et sikkert sted, og distribuere ekstra kopier til relevante parter. Med praksis blir det mye lettere å dokumentere møte minutter nøyaktig og konsistent.
Elementer du trenger
-
Bærbar datamaskin
-
Ordbehandlingsprogramvare
-
Møte dagsorden
-
Kopi av Roberts ordrebestemmelser
Dokumentere møtet minutter
Kom tidlig, for å få din bærbare satt opp og klar til å gå. Merk dato, klokkeslett, sted og liste over deltakerne. Ta opp så mye av møtediskusjonen som mulig for din skrivehastighet. Ikke vær redd for stavemåte eller grammatiske feil. Hvis du savner et viktig trinn, for eksempel å sende en bevegelses- eller handlingsobjekt, er det greit å spørre møtedeltakerne for å klargjøre ordlyden. Lagre dokumentet sporadisk for å forhindre tap av data.
Rediger møtet minutter så snart som mulig etter møtet, når minnet om diskusjonen fremdeles er friskt. Korrigere stavemåte eller grammatikkfeil, og sørg for at formatering er konsekvent gjennom hele dokumentet. Sett inn et "utkast" vannmerke for å varsle leserne om at protokollene ennå ikke er godkjent og gjort offisielle. Lagre filen ved hjelp av et filnavn som er lett å identifisere og skille senere, for eksempel "StrataCouncilMinutesDecember5".
Send protokollen til møtelederen eller en annen person som er utpekt til å gjennomgå diskusjonen. Rediger minutter igjen, basert på tilbakemelding du mottar. Når du redigerer, vær forsiktig med å opprettholde protokollens integritet. Ikke legg til noen diskusjon som ikke fant sted, eller fjern eventuelle diskusjoner som skjedde. Lagre filen igjen.
Hold "Utkast" vannmerke i dokumentet til minuttene mottar formell godkjenning. Dette skjer vanligvis på etterfølgende møter i samme komité.
Når komiteen godkjenner protokollen, fjerner du "Utkast" vannmerke og lagrer filen igjen. Fordel de godkjente minuttene til utvalgsmedlemmene om nødvendig.
Tips
-
Har en kopi av Roberts ordrebestemmelser (eller hvilken som helst veiledning din komité bruker) for å bruke som referanse under møtet. Dette kan hjelpe deg med å registrere møteprosedyrer på riktig måte.
Noen foretrekker fortsatt å dokumentere møte minutter ved å bruke stenografi først, og skriv deretter notatene senere. Denne metoden kan fungere like godt som å ta minutter med en bærbar datamaskin. Det avhenger av dine personlige preferanser.
For meget viktige møter, bør du vurdere å bruke en båndopptaker for å lage et lydopptak av saken.
