Formålet med en ansatts gjennomgang er todelt - for å tillate lederen en mulighet til å gi tilbakemelding fra ansatte og å tilby medarbeider en sjanse til å gi tilbakemelding til sjefen. Det er en toveiskan som er designet for å være et viktig element i ytelsesforbedringsprosessen. Ved å sørge for at ansatte vet hva som forventes av dem, og ved å etablere tiltak med god ytelse som både ledere og medarbeidere forstår, kan gjennomgangsprosessen være enkel.
Tilbakemelding for ansatte
Å gi tilbakemelding til arbeidstaker er den vanligste hensikten med en ansatt gjennomgang, og det er viktig. Lederen vil reflektere over resultatperioden (vanligvis ett år) og diskutere måter hvor ansattes ytelse overskredet, møtte eller ikke oppfylte forventningene. Disse kommentarene bør ikke overraske den ansatte - ledere skal gi nok tilbakemelding gjennom hele året at informasjonen i en årlig gjennomgang ikke kommer som et sjokk. Enhver endring i ansattes ytelse - bra eller dårlig - bør anerkjennes og adresseres når det skjer, ikke holdt til den formelle gjennomgangen. Gjennomgangen er en tid til å se over årets aktiviteter, men den ansatte burde allerede ha fått en indikasjon på hvordan de gjorde det.
Tilbakemelding fra ansatte
Ledere bør be om innspill fra ansatte før og under gjennomgangen. Ledere spør noen ganger om at ansatte skal gjennomgå sin egen opptreden som forberedelse til gjennomgangssesjonen. Sesjonen gir også en mulighet til å høre fra medarbeideren og finne ut om det finnes hindringer som hindrer ytelsen, eller hvis medarbeideren trenger ekstra ressurser eller trening for å utføre jobben effektivt. Det kan også være nyttig å lære av medarbeider hvor godt lederen gjør ved å møte medarbeiderens behov og gi coaching, rådgivning og støtte gjennom året.
Planlegging for vekst
Hvis lederen har kommunisert med medarbeider hele året som resultatproblemer oppstår, kan resultatmøtet fokusere mer på potensialet for vekst enn på ytelsesproblemer. Dette kan være den største fordelen med gjennomgangsprosessen. Hvilke muligheter interesserer medarbeiderne? Hvilke muligheter har lederen til å føle seg til nytte for både medarbeider og organisasjon?
Opprette målbare mål
Resultatprøven bør inneholde en diskusjon av mål for neste gjennomgangstid. Målene skal være konkrete og faktabaserte. Nøkkeloppgaver som må fylles ut, skal identifiseres, og det skal også oppnås ytelsesområder som må forbedres. Disse målene skal være målbare, slik at både medarbeider og leder enkelt kan være enige om i løpet av neste vurderingsperiode, om de har blitt oppnådd. Målene skal dokumenteres og vurderes fremover gjennom hele året, samt ved neste formelle gjennomgangssesjon.
Planlegging for oppfølging
Leder og medarbeider bør planlegge et oppfølgings møte for å sikre at fremdrift vil bli gjort, spesielt hvis forbedringsområder er identifisert. For eksempel kan medarbeider måtte jobbe med å være mindre kritisk for andres arbeid. Dette kan diskuteres i gjennomgangssesjonen, og møter kan settes opp for å diskutere hvordan ting går - kanskje en, to og tre måneder etter årsrapporten. En god ide for ledere er å ha regelmessige planlagte møter med ansatte for å diskutere ytelse og gjøre tilpasninger til mål når forholdene endres. Resultatplanen bør være fleksibel nok til å gi mulighet for endringer gjennom året.
