En henvendelsesrapport er sannsynligvis skrevet av en politimann eller annen offentlig myndighetsfigur som tar en uttalelse fra noen som klager. Forespørselsrapporten hjelper en offiser med å holde oversikt over klageens detaljer slik at den kan undersøkes og følges opp på et senere tidspunkt. Personen som skriver undersøkelsesrapporten er kanskje ikke den samme personen som følger opp på det, så jo flere detaljer du inkluderer i rapporten, jo bedre.
Oppgi dato for klagen øverst i rapporten, sammen med eventuelle relevante referansenummer.
Forklar arten av klagen som rapporteres kort. Dette inkluderer hvem, hva, når og hvor.
Skriv ned alle detaljene som tilbys av deg som gjør klagen. Detaljerne kan inkludere den påståtte hvordan og hvorfor klagen eller detaljer som må bekreftes på et senere tidspunkt.
Inkluder detaljer som ble gitt av andre vitner i rapporten også. Lag et notat når disse detaljene motsetter de som ble gitt av den opprinnelige personen som klaget.
Oppgi historien om den motsatte siden. Den motsatte siden av klagen bør alltid konsulteres, og detaljene som er oppgitt, bør oppføres nøyaktig for å sikre at rapporten er rettferdig og balansert.
Oppgi alle bevisene du har samlet som på en måte relaterer seg til emnet i din henvendelsesrapport.
Oppdater rapporten etter hvert som undersøkelsen fortsetter. Hvis det oppdages nytt bevis eller hvis detaljer er bevist nøyaktige eller unøyaktige, legger du til denne informasjonen i henvendelsesrapporten.
Skriv opp rapporten. Mange av dine innledende notater om klagen vil trolig være håndskrevne. Når du er ferdig med henvendelsesrapporten, skriver du opp det ved hjelp av et tekstbehandlingsprogram.
