Standard operasjonsprosedyrer er avgjørende for å sikre at en bedrift går jevnt og effektivt. Det sikrer at ansatte takler standardoppgaver på samme måte, og at selskapet er konsekvent og nøyaktig. Videre sørger standardprosedyrer for at ansatte utfører jobben deres trygt og korrekt. Kommunikasjonsevner er nødvendig for å effektivt implementere standard operasjonsprosedyrer. Størrelsen på firmaet ditt og prosedyrene du vil implementere, bestemmer hvordan du kommuniserer dem med dine ansatte.
Vurder målgruppen for disse operasjonene. Hvis prosedyrene gjelder for en liten gruppe mennesker, fungerer et gruppemøte best; hvis de gjelder hele firmaet og det er et stort selskap, kan en masse e-post eller nyhetsbrev få ordet raskere ut. Alternativt kan du arrangere et møte med avdelingshofer og ledere og informere dem om de nye prosedyrene. Be dem informere sine grupper og avdelinger om de nye prosedyrene.
Vær kortfattet. Forklar hva de nye driftsprosedyrene er, og hvordan de skiller seg fra de gamle. Forklar formålet med å implementere nye prosedyrer. Beskriv hvordan de nye prosedyrene vil forbedre virksomheten og hvordan det vil påvirke medarbeiderne. For eksempel kan det ta opp mer tid eller påvirke hvordan de jobber.
Arranger treningsøkter eller en-mot-økter hvis prosedyrene er kompliserte. Det er verdt å sette inn tiden for å sikre at alle forstår de nye prosedyrene fullt ut.
Fortell ansatte hvordan man følger prosedyrene, ikke spør. Gi dem beskjed om at du eller andre ledere skal overvåke deres evne til å gjennomføre prosedyrene. Gi dem incitamenter til å takle de nye prosedyrene ved å minne dem om at de nye prosedyrene vil forbedre deres evne til å gjøre jobben sin.
Be om tilbakemelding om de nye prosedyrene. Ofte er prosedyrer implementert for å forbedre et aspekt av operasjonen. Ingen er mer kjent med fordelene og ulemper ved prosedyren enn de som bruker den direkte. Få tilbakemelding for å sikre at prosedyren er effektiv.
Gjør instruksjonene tilgjengelige. Publiser prosedyrene på det interne nettet, send ut e-postpåminnelser og gi en kopi til ansatte.
