Ifølge US Environmental Protection Agency (EPA) dokumentet "Veiledning for å forberede standardoperative prosedyrer (SOP)", "Utviklingen og bruken av SOP er en integrert del av et vellykket kvalitetssystem da det gir enkeltpersoner informasjonen om å utføre en jobb riktig og muliggjør konsistens i kvalitet og integritet til et produkt eller sluttresultat. " Dermed er riktig forberedelse av SOPer nøkkelen til å legge grunnlaget for å oppnå konsekvente prosesser. Ved å følge noen generelle trinn kan du forberede SOP for bruk i din organisasjon.
Identifiser hvilke prosedyrer eller prosesser i organisasjonen din trenger dokumentasjon for å kunne utføres på en konsistent måte, og hvilke personer som er mest kvalifiserte til å forfatter den tilknyttede SOP. Et team tilnærming kan brukes til å identifisere behovet for SOP og å skrive SOP.
Bestem et nummereringssystem for å sikre tilstrekkelig dokumentkontroll av dine SOPs. Nummersystemet bør være fleksibelt nok til å tillate antall SOPer og eventuelle revisjoner for individuelle SOPs. Ha deg selv eller en tilordnet dokumentkontrollperson opprettholde masterlisten, slik at ingen dupliserte tall blir brukt.
Utvikle en SOP-mal som alle organisatoriske SOPs vil følge ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare. For administrative eller programmatiske prosedyrer, bør malen minst inneholde en tittelside, prosedyrer (inkludert formål, omfang, oppsummering, definisjoner, personalkvalifikasjoner, selve prosedyren, sjekklister og registrehåndtering), kvalitetskontroll og referanser. For tekniske eller laboratorieprosedyrer skal malen minst inneholde alle seksjonene for administrative SOPer som er oppført ovenfor, i tillegg til sikkerhetsinformasjon, advarsler, interferenser, utstyr og forsyninger i prosedureseksjonen.
Skriv en standard driftsprosedyre om hvordan du skriver standard operasjonsprosedyrer for organisasjonen din, kjent som "SOP on SOPs". Bruk den utviklede malen og legg fram dine forventninger til hvordan alle SOP skal utarbeides, for eksempel hvem identifiserer behovet, hvem tildeler nummeret, hvilket format som skal brukes og forventningene for hva som skal inkluderes i hver seksjon.
Forbered resten av SOPene dine basert på metoden som er angitt i SOP på SOPs, og gjør noen mindre revisjoner for å forbedre forberedelsesprosessen når det gjelder tid og kvalitet på de resulterende dokumentene.
Tips
-
Se på så mange SOP-eksempler som du kan før du forbereder din.
Advarsel
Pass på at SOP-mal er endelig før du utsteder den. Eventuelle endringer betyr at du må revidere hver SOP skriftlig ved hjelp av denne malen.
