Hendelsesrapporter er rapporter som dokumenterer, vanligvis for forsikringsformål, en uvanlig forekomst i et selskap. Den uvanlige forekomsten kan være alt som ikke forventes å skje i løpet av en arbeidsdag. Det er viktig at hendelsesrapporter skrives så snart som mulig etter hendelsen og inneholder så mye informasjon som mulig for å gjøre dem nyttige. Å skrive rapporten er relativt enkel, men trenger litt omsorg og oppmerksomhet.
Skriv et sammendrag av hendelsen, for å minne om hvilken rekkefølge som har skjedd. Merk viktige detaljer som den omtrentlige tiden hendelsen startet og avsluttet, og eventuelle effekter hendelsen har hatt.
Oppgi hva som skjedde i kronologisk rekkefølge. Begynn med hendelsen, hvis det er relevant, og gå inn på så mye detaljer som mulig når du forklarer hva som skjedde og hvordan. Kontroller at hele hendelsen er skrevet i rekkefølge, eller det kan bli forvirrende.
Legg merke til eventuelle andre opplysninger om hendelsen. Viste du hendelsen, eller ble det rapportert til deg? I så fall, av hvem? Hva gjorde du da du fant ut? Denne informasjonen kan være relevant i fremtiden.
Oppgi de personer som var direkte involvert i hendelsen, og de som opplevde det. Legg til kontaktinformasjon for disse personene eller deres avdelinger, og merk om eventuelle eksterne tjenester deltok, som for eksempel politiet.
Les gjennom rapporten og se etter inkonsekvenser eller mangler opplysninger. Sørg for at språket ditt er enkelt og forståelig, og du har ikke brukt slang eller kompetansespråk.
Fil eller send inn rapporten så snart som mulig.
Tips
-
Sørg for at ingen konfidensielle opplysninger avsløres.
