En rapport etter hendelsen er mer enn et sammendrag av et forretningsmøte, prisutdelingen eller lignende festivitet. I stedet analyserer det effektiviteten til hvert element i et arrangement. I virksomheten kan rapporter etter hendelsen hjelpe et selskap å avgjøre hvor godt en hendelse foregikk og om å holde lignende anledninger i fremtiden. Skrive en kvalitetsrapport etter hendelsen krever nøye vurdering og faktabasert rapportering.
Tenk på begivenhetens formål først. Tenk deretter om hendelsen møtte den hensikten. Hvis det var en markedsføringshendelse, burde det ha introdusert nye kunder til et produkt eller en tjeneste. Hvis det var for veldedighet, burde det ha økt bevissthet eller midler til en organisasjon. Hvis det innebar trening, burde de ansatte ha lært ny informasjon for å få dem til å utføre bedre på jobben. I rapporten fokuserer du på arrangementets effektivitet når du oppnår formålet. Hvis hendelsen var ineffektiv, forklar hvorfor du tror det var og hva som må endres for å forbedre fremtidige hendelser.
Vurder alle elementene. Hvis arrangementet ditt hadde flere deler, ikke fokus på bare de beste og verste delene; vurdere alle aspekter av dagen. Ta med refleksjonene dine på høyttalerne, materialene og planleggingen. Hvis lunsj eller forfriskninger ble servert, inkluder også en vurdering av disse elementene. En hendelse er ikke bedre enn summen av delene, så hver del må vurderes i en post-hendelsesrapport.
Få tilbakemelding fra andre. Hvis du var ansvarlig for arrangementet, be om tilbakemelding fra de personene du opprettet den til. Hvis det var et ansattes opplæringsseminar, spør de ansatte om å fortelle deg hva de lærte. Hvis det skulle være en underholdende begivenhet, spør gjestene om å fylle ut en undersøkelse om hvor mye moro de hadde - eller ikke hadde det. Du må vite hvor godt ditt arrangement har nådd målgruppen for å evaluere det fullt ut.
Inkluder både fordeler og ulemper. Noen deler av arrangementet kan ha gått veldig bra; kanskje bankettsal du leide var rimelig og inkludert passende møbler og appetittvekkende forfriskninger. Andre deler kan imidlertid ikke ha gått bra, for eksempel keynote-høyttaleren som ankommer sent eller forkorter talen sin med 15 minutter, slik at du får tid til å fylle. Ta med kommentarer om det gode og det dårlige, slik at bedriften din kan streve for å gjenta det gode og forandre det dårlige for fremtidens hendelser.
Tips
-
En effektiv post-hendelsesrapport bør også inkludere en regnskapsføring av midler som tilbys.
