Hvis du eier en bedrift, trenger du muligheten til å kjøpe forsyninger på kreditt. Den eneste måten å gjøre dette på består av å sende inn en innkjøpsordre som indikerer hvem som godkjenner kjøpet. Uten en innkjøpsordre risikerer du å kutte inn i kontantstrømmen eller øke din gjeld fordi du må kjøpe med kontanter eller kreditt. Ved å opprette en innkjøpsordre kan du betale innenfor et 90-dagers vindu. Denne fleksibiliteten bidrar til at du blir i virksomhet.
Åpne et nytt dokument ved hjelp av den foretrukne dokumentredigeringsprogramvaren. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting eller Quickbook inneholder verktøy for å opprette en innkjøpsordre. Hvis du vil ha et gratis alternativ, lar Google Dokumenter deg bruke deres tekstbehandlingsprogram, og Open Office.org tilbyr gratis alternativer til MS Office-produkter.
Skriv inn firmaets navn, adresse, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse i øvre venstre hjørne av dokumentet. Hvis du har en logo, importerer du den og plasserer den til venstre for firmaets navn og adresse. På bunnlinjen under din adresseinformasjon, ta med detaljistomsetningsskattenummeret ditt, slik at du kan kvalifisere for ekspedisjonsavgift for bestemte typer forretningsforsyninger.
Opprett en plass for innkjøpsordrenummeret ved å skrive "Innkjøpsordre **** ____ "i den øvre midtdelen av dokumentet. Når du bruker innkjøpsordren din for å kjøpe varer, tilordne du et nummer i dette rommet slik at det ser ut som" Innkjøpsordre 00012. Hvis du jobber i Quickbook eller Peach Tree, vil automatisk tildele et påfølgende nummer.
Opprett en "Forfallsdato" -delen i øvre høyre hjørne av dokumentet. Angi skriften for denne informasjonen til 20 eller 22 poeng, så leverandøren vet når du trenger levering.
Opprett individuelle kolonner for hver detalj av produktet du vil kjøpe. Vanlige kolonner inkluderer dato, antall, varebeskrivelse og produktpris. Noen leverandører krever imidlertid tilleggsinformasjon som UPC-nummer eller katalognummer. Opprett tre "diverse" kolonner for å imøtekomme unike produktidentifikatorer.
Opprett en subtotal, skatt og total plass under kolonnene som samlet hele kjøpet.
Opprett en "Leveringsinstruksjon" -delte nederst på siden som skal inneholde plass til en leveringsadresse (hvis det er annerledes enn firmaadressen) og spesielle instruksjoner der leverandøren skal ta produktene.
Opprett en signaturlinje for den autoriserte signørens signatur. Du kan få personen til å signere hver innkjøpsordre, men mange av tekstbehandlingsprogrammene lar deg importere en grafisk signatur og plassere den i dokumentet.
Helt nederst i skjemaet angir vilkårene for kjøpet som aksept av levering, skadede varer, faktura krav og betalingsbetingelser.
