Slow order fulfillment kan redusere kvaliteten på kundeservice din bedrift kan tilby. Kvalitets kundeservice vil etter hvert påvirke den økonomiske bunnlinjen din. Å få godkjenninger for innkjøpsordrer behandlet så raskt og effektivt som mulig betyr at bedriften din vil ha forsyninger som trengs for å holde ting flyter i tide. Ved hjelp av Microsoft Outlook-e-postklienten for å sende ut innkjøpsordre, kan godkjenningsforespørsler effektivisere prosessen med å bestille forsyninger eller engros varer samtidig som du sørger for at du følger de riktige innkjøpsprosedyrene.
Forbered en innkjøpsordre
Gå til siden Microsoft Office "Kjøp og salgsordre" maler og velg en mal. Pass på at du kan åpne, redigere og lagre malen i et program på datamaskinen. Opprett maler ved hjelp av Microsoft Excel, Microsoft Word eller et annet aktuelt program.
Velg "Åpne" når du klikker "Last ned" -knappen for den valgte malken for å åpne malen i det angitte programmet. Tilpass malen for å dekke dine behov og lagre den på datamaskinen.
Opprett og lagre din egen tilpassede mal hvis du ikke liker noen av mallene som er tilgjengelige på Microsoft. Om nødvendig kan du bruke Microsoft-maler som en guide.
Opprett et "nytt dokument" basert på malen din ved hjelp av programmenyen. Bruke en snarvei gir ikke tilgang til maler. Fyll ut dokumentet ditt og lagre det på datamaskinen.
Bruk et finansielt program for å sende en innkjøpsordre dersom det er slik du oppretter dine bestillingsordrer. Noen økonomiske programmer som QuickBooks har Microsoft Outlook-integrasjon, slik at du kan sende en innkjøpsordre for godkjenning direkte fra programmet.
Eksporter innkjøpsordrer fra økonomisk programvare uten Microsoft Outlook-integrasjon ved hjelp av regneark eller ordformat hvis det er mulig. Hvis dette ikke er mulig, skriv ut den fullførte innkjøpsordren som et PDF-dokument og lagre det på datamaskinen.
Send en innkjøpsordre
Åpne Microsoft Outlook og klikk "Ny" -knappen øverst til venstre for å åpne en ny melding.
Gå til "Sett inn" -fanen. Klikk på "Legg ved fil" og naviger til innkjøpsordren for å velge den. Klikk på "Sett inn" -knappen for å legge den til e-postadressen.
Angi skriftstørrelsen til 14 og skriftfargen til svart. Skriv "Jeg har gjennomgått og godkjent vedlagt kjøpsordre:." Start en ny linje.
Angi skriftstørrelsen til 11 og skriftfargen til grå. Skriv "Gjennomgå vedlagt kjøpsordre og svar på denne e-posten. Skriv under "Y- Ditt navn" for å godkjenne kjøpsordren eller "N- Ditt navn" for å avvise innkjøpsordren. Merk: Svaret må komme fra e-postkontoen den ble sendt til.
Hopp over fire linjer og sett skriftstørrelsen til 14 og skriftfargen til svart. Skriv " Jeg er ikke autorisert til å godkjenne denne innkjøpsordren." Start en ny linje.
Angi skriftstørrelsen til 11 og skriftfargen til grå. Skriv "Svar til avsenderen. Plasser en X i feltet ovenfor hvis du ikke er autorisert til å godkjenne denne innkjøpsordren, og hvis du vet hvem som er, ta med navnet, for eksempel X - Bill Smith."
Tips
-
Skriv ut en kopi av en godkjent innkjøpsordre-epost og legg den til fakturaen for kjøpet for å dokumentere at kjøpet var godkjent.
Advarsel
Å få en fysisk signatur er sikrere enn et e-postgodkjenning fordi noen andre kan få tilgang til personens e-postkonto hvis den er logget inn hele dagen.
