Å forberede og skrive gode møtemåter er ferdigheter som alle kan få med litt forberedelse og detaljert oppmerksomhet. En upartisk og korrekt registrering av møter er et lovkrav for mange bedrifter. Uansett om du skriver minutter for en bedrift, en politisk, sosial eller frivillig organisasjon, vil protokollene bli en permanent del av organisasjonens historie. I mange tilfeller holdes minutter i mange år, tiår og noen ganger i århundrer.
Elementer du trenger
-
Dagsorden
-
Liste over deltakere
-
Båndopptaker
-
Notisbok
Ankomme på møtet tidlig med møte dagsorden, liste over deltakere og utstyr som er nødvendig for å registrere protokollen. Velg et sete nær møterommet. Sittende i nærheten av møtet facilitator kan du høre bedre og be om avklaring enkelt.
Spør om du kan bruke en kassettopptaker til å ta opp et lydutskrift av møtet. Hvis du tar notater på en datamaskin, må du kontrollere at den fungerer riktig, og ha en notatbøker og skriveinstrumenter som skal brukes som sikkerhetskopieringsmetode i tilfelle datamaskinen mislykkes.
Oppgi dato og klokkeslett møtet blir kalt til å bestille. Ta opp essensen av offiserers rapporter og komiteer. Vanligvis er fulle rapporter knyttet til møteløpet. Opptak bevegelser som de oppstår. Ta med hvem som introduserte hver bevegelse, som utsendte bevegelsen og om bevegelsen ble godkjent, som er kjent som "båret" eller mislyktes. Hvis et agendaelement er fremlagt - ikke handlet på under møtet, men holdt over for en senere tid, noter hvem som introduserte bevegelsen for å legge til varen og hvem som utstod bevegelsen. Noter og dato for oppfølgingsmøter.
Finn eller opprett en møteminnemal. Organisasjonen din kan allerede ha en møtemålsmal. Hvis det ikke gjør det, kan du bruke en av de mange møteminneskjemaene som er tilgjengelige på nettet eller opprette din egen mal. Malen trenger en overskrift, kropp og signaturlinje. Overskriften inneholder navnet på organisasjonen og dato, klokkeslett og sted for møtet.
Opprett malens kropp ved hjelp av møteens agenda som veileder. Ta med følgende elementer i den delen: deltakelsesstatistikk, godkjenning av de siste møteromene, offiser- og utvalgsrapporter, gammel virksomhet, ny virksomhet, kunngjøringer og avbruddstid.
Kontroller at malen inneholder signaturlinjer og datolinjer for sekretæren og godkjenningsmyndigheten.
Forbered dine minutter ved å bruke malen. Eliminer overdreven detalj. Registrer hva som ble bestemt, hvem vil gjøre handlingen, når det er på grunn og hvordan organisasjonen vil vite når handlingen er fullført. Etter at du har fullført ditt første utkast, må du se gjennom lydutskriftet for å sikre at du har tatt alt som er nødvendig. Endre deretter dine minutter.
Minutter er en oversikt over handlinger som organisasjonen tar. Det er ikke en oversikt over alt som er sagt, hvilket er et transkripsjon. Hold minuttene dine profesjonelle. Ikke ta med din mening, vurdering eller tolkning. Fraser som "oppvarmet debatt" og "utmerket kommentar" har ingen plass i profesjonelle møtemåter. Ikke ta med bevegelser som ble trukket tilbake.
Vedlegg offiser og komité rapporterer til de fullførte minuttene. Oppgi ønsket antall eksemplarer. Om mulig, distribuer møtet minutter før neste møte slik at tillegg og / eller rettelser kan gjøres raskt.
Tips
-
Sjekk av deltakerne på listen din når de kommer til møtet. Noter prestasjoner så vel som bekymringer. Bekreft navn staves riktig. Hold en sikkerhetskopi av minuttene dine. Ikke vær redd for å be om avklaring.
