Første inntrykk teller, slik at du bedre kan gjøre en god, spesielt når du ber om et forretningsmøte. Enten du planlegger å skrive til en potensiell forretningspartner, en regjering eller en klient, kan ditt valg av ord gjøre hele forskjellen. Et dårlig skriftlig tidsavtale for avtale kan påvirke bildet ditt - og merkevaren din. I tillegg kan det ødelegge sjansene dine for å få et positivt svar.
Bruk en passende emnelinje
Når du sender en tidsplan for avtale, må du kontrollere at emnelinjen fremhever din intensjon om å møte mottakeren. Hold det kort og enkelt. Her er noen eksempler:
- Møteforespørsel
- Forespørsel om møteavtale
- Melding forespørsel brev
- Forespørsel om å møte på (ukedag)
- Planlegger et møte
Avhengig av dine preferanser kan du plassere emnelinjen over eller under mottakerens adresse. Hvis du ønsker å kontakte mottakeren online, kan du bruke samme emnelinje for e-post og brev.
Introduser deg selv
Start brevet ved å introdusere deg selv. Hvis du møtte mottakeren på et tidspunkt, må du huske å nevne det. Gi en kort beskrivelse av organisasjonen eller oppdraget hvis det er nødvendig. For eksempel kan du si noe som om:
Kjære representant (etternavn)
Mitt navn er (ditt navn) og jeg kontakter deg på vegne av (firmanavn). Vi har en felles interesse i … og jeg vil diskutere mer.
Hvis du har en henvisning, kan du starte med: (Henvisningsnavn) nevnte at du var interessert i å vite mer om våre produkter og tjenester. Jeg ønsker å invitere deg til å diskutere mer på vårt kontor på (dato og klokkeslett).
Meld møtets formål
La mottakeren vite hva du kan forvente fra møtet, inkludert hvor lang tid det tar. Gi en grov tidsplan og dekke hovedpoengene. For eksempel kan du si:
På forhånd takk for din vurdering av denne forespørselen. Jeg vil sette pris på en mulighet til å møte deg og diskutere hvordan vi kan gå sammen om fremtidige prosjekter.
Vårt møte vil dekke en kort oversikt over vår teknologi og ressurser, samt noen eksempler på vårt arbeid på dette området. Vi er også interessert i å diskutere et potensielt samarbeid som vil være gjensidig fordelaktig for begge parter.
Prøv å forklare hva du leter etter, og hvorfor du ber om dette møtet i utgangspunktet. Foreslå to eller tre datoer og tider, og vennligst spør mottakerne for å bekrefte tilgjengeligheten.
Brevet ditt kan si noe som om:
Vennligst foreslå en dato og klokkeslett, som er i henhold til din tidsplan.
Er du tilgjengelig på dato og klokkeslett? Hvis ikke, vennligst kontakt oss på (telefonnummer) eller (e-postadresse) for å planlegge en møtetid.
Vi vil følge opp kort for å bekrefte mottak av dette brevet og angi en dag og klokkeslett som passer deg.
Bruk riktig format
Bedriftsbokstaver har et bestemt format. Skriv inn navn og adresse i øverste høyre hjørne av siden. Skriv mottakerens kontaktinformasjon i venstre hjørne av siden eller under adressen din.
La brede marginer og bruk et merket tomt hvis mulig. Hold brevet kort og til poenget; Ideelt sett bør det ikke overstige en side. Bruk en formell hilsen, for eksempel "Kjære Mr. (Mottakerens navn). "Hvis du ikke kjenner mottakerens eksakte navn, kan du bruke "Kjære Herr eller Fru." Slutt brevet med "Med vennlig hilsen", "Respektivt" "Med vennlig hilsen" eller andre formelle lukkinger, etterfulgt av navnet ditt.
Et brev til avtaleforespørsel skal være klart og konsistent. Kutte ubrukelige ord og unødvendig informasjon. Bruk en lettlest skrifttype som Times New Roman eller Arial. Husk å lese brevet før du sender det.
