Videokonferanser refererer til levende videokommunikasjon mellom to eller flere parter på to eller flere separate steder. Disse videoforbindelsene inkluderer også live lyd og tekst også. Videokonferanser kan kjøre spekteret av teknologisk kompleksitet fra statiske bilder ledsaget av tekst til høy kvalitet video og lyd. De enkleste versjonene kan bare koble to steder, men de mer sofistikerte versjonene kan gi overføring mellom tre eller flere steder samtidig.
Hensikt
Hovedformålet med videokonferanser er å muliggjøre ansikt til ansiktskommunikasjon mellom to eller flere personer på forskjellige steder. Det er et populært alternativ til telefonkonferanser for bedrifter og gir enkelte brukere et rimelig kommunikasjonsmiddel med fjerntliggende venner og familie. Microsoft har laget sin egen videokonferanse programvare, NetMeeting, tilgjengelig for gratis nedlasting og som en del av ulike Windows-operativsystemer. Noen indikasjoner tyder på at videokonferanser en dag kan formidle mer tradisjonelle modus for fjernkommunikasjon.
Kostnadsfordeler
Den primære kostnadsfordelen for bedrifter som tilbys ved bruk av videokonferanser, er reduksjonen av arbeidstakernes reiseutgifter. Personlige møter mellom ansatte fra flere steder kan ofte kreve mye reise fra en eller flere av de involverte medarbeiderne. Deres reiseutgifter, samt kostnaden for rom og brett når det er nødvendig, belastes arbeidsgiveren. Videokonferanser gjør det mulig å møte møter uten behov for reise.
Profittfordeler
Videokonferanser tilbyr også muligheten for økt fortjeneste for bedrifter også. Bedrifter som har mye å gjøre med kundeservice, vil noen ganger tilby videokonferanser som et valgfritt alternativ til en grunnleggende kundehjelpelinje. Dette gjør det mulig for kundeservicerepresentanter å kommunisere visuelt med kundene, og legge til ikke-verbale elementer i dialogen som kan bidra til å skape en større følelse av kjennskap og komfort for kunden. I noen tilfeller gjør det også mulig for kundene å demonstrere i stedet for å forklare hva slags problem de har.
Andre fordeler
Det er flere andre fordeler for videokonferanser. Videokonferanser kan lette møter og til og med langsiktig gruppearbeid mellom eksterne ansatte eller selskaper som ellers ville vært for fjernt for å gjøre regelmessig reise kostnadseffektiv. Det gjør det også mulig for brukere å dele filer, programmer og andre data som er nødvendige for det gruppeprojektet som blir jobbet på. Ansikt til ansiktskommunikasjon hjelper forretningskontakter og medarbeidere til å skape en følelse av fellesskap, selv mellom partier som kanskje aldri fysisk møtes.
