Planlegging av menneskelige ressurser begynner med å bestemme arbeidsstyrkenes behov: nivåene, stillingene og antall personer organisasjonen trenger for å utføre sitt oppdrag og mål. Denne typen planlegging skjer vanligvis før selskapet åpner sine dører for virksomheten. Faktorer som selskapsvekst, økt omsetning, utvidelse til nye markeder og avgang fra ansatte kan også kreve ekstra ansatte. Når du sitter ved bordet med executive-ledelse, er det lurt å ha et skriftlig forslag som rettferdiggjør forespørselen om ekstra arbeidskraft.
Start med Essentials
Avhengig av størrelsen på organisasjonen din og kompleksiteten i din personaleplan, bør forespørselen om tilleggspersonellforslag ha minst fire grunnleggende seksjoner:
- Kortfattet sammendrag
- Trenger en vurdering
- metodikk
- Budsjett
Noen forslag kan kreve ytterligere seksjoner, for eksempel prosjektvurdering og kommunikasjonsstrategi, men et forslag til menneskelige ressurser må kanskje ikke ha mer enn de grunnleggende fire. Forslaget krever innspilling fra hele personellteamet fordi bemanning innebærer rekruttering, ansattes opplæring og utvikling og kompensasjon.
Skriv et sammendrag
Oppgi formålet med forslaget ditt og identifisere hvem som har gitt innspill. Oppsummer innholdet og gi informasjon om hvordan du har tenkt å utføre planen for ekstra bemanning. Lesere som har tilgang til kun sammendraget, bør fullt ut forstå de underliggende årsakene til forespørselen om ekstra bemanning. Gjør også klart hvordan du kom fram til at du trenger flere ansatte, og hvordan budsjettet vil dekke kostnadene for å rekruttere, trene, ombord og betale dem.
Eksempel:
ABC Company Human Resource Manager, legg inn navn, sender inn dette forslaget, datert sett inn dato for å rettferdiggjøre tillegg av ytterligere fem ansatte over to avdelinger: Bedriftssalg og regnskap. HR-teamet undersøkte selskapets behov, vurderte dagens arbeidsmarked og anslått totalprisen for de ekstra ansatte. Detaljer angis i dette forslaget godkjenning av ABC Company executive ledelse team.
Beskriv ditt ekstra arbeidskraftforslag
Beskriv årsakene til at selskapet trenger ekstra medarbeidere og forklar hvilken metode du brukte for å bestemme hvor mange medarbeidere som er pålagt for å opprettholde organisasjonens virksomhet. Behovsevalueringen vil trolig inkludere en gjennomgang av selskapets nåværende bemanningsplan og når den ble implementert. Det bør også angi trinnene du tok for å se på hver avdelingens nåværende ressurser, og hva du forventer vil være avdelingsmessige fremtidige bemanningsbehov. For eksempel kan din vurdering av behov inkludere beskrivelser av gjennomsnittlig ansattes tjenesteplan, oppfølgingsplanlegging, opplæring og utvikling av medarbeider og slitasje og omsetning.
Beskriv din metodikk
Dette er prosessen som ble brukt til å konkludere med at organisasjonen eller avdelingen trenger ekstra ansatte. For hver enkelt komponent i din vurdering av behov, beskriv kildene for din informasjon og hvordan du brukte denne informasjonen. For eksempel er gjennomsnittlig ansattes rettidighet en enkel beregning:
- Gjennomgå ansattes personellfiler for leie datoer
- Beregn antall år ansatt
- Totalt arbeidet årene
- Deltall summen av antall ansatte
For enkelte avdelinger kan det være lurt å undersøke individuell ansattes rettidighet for å beregne slitasjenumre. Metoden bør også inkludere tilgjengeligheten av arbeidstakere, fordi det ikke er noe fornuftig å henvende seg til ytterligere ansatte dersom arbeidsmarkedet er slik at du ikke har sjanse til å tiltrekke kvalifiserte søkere. Tilgjengelighet på arbeidsmarkedet bestemmer om du har tilgang til menneskelige ressurser, for eksempel nærliggende skoler som produserer nyutdannede eller et generelt arbeidsmarked innen pendlingsutvalget. Du kan også inkludere i denne metoden hva som kan skje hvis selskapet ikke klarer å ansette kvalifisert ekstrapersonell. For eksempel kan økt overtid for nåværende ansatte, produktivitetsnedgang eller salg, eller lav ansattes moral fordi den nåværende arbeidsstyrken bærer byrden for overdreven arbeidsbelastning, kunne oppstå.
Foreslå et budsjett
Budsjettet for ekstra ansatte er mer enn bare hva ansatte tjener. Kompensasjon for hver ansatt inkluderer årlig lønn, pluss kostnaden for ytelser. I desember 2017 indikerte US Department of Labor Bureau of Labor Statistics at kostnaden for lønnsomhet for privat sektor var 31,7 prosent av lønnene. For eksempel, kostnaden for å ansette noen som tjener $ 50.000 i året er omtrent $ 15.850, noe som gjør den totale kostnaden for den ansatte $ 65.850 år. Fordelene inkluderer betalte tidsfrister, forsikrings- og pensjonsoppsparing. Det er også kostnader for å rekruttere, trene og ombord ansatte, som avhenger av tid og lønn for menneskelige ressursmedlemmer som er involvert i ansettelsesprosessen. Mange organisasjoner baserer ansettelsesbeslutninger på bekostning, så forslagets budsjettavdeling skal beskrive kostnadene og grunnlaget for prognosene dine.
Samle det hele opp
Konklusjonen av forslaget til tilleggspersonell bør angi tidslinjen, basert på når du mottar godkjenning, fordi du vanligvis ikke kan finne ut nøyaktig dato når du faktisk kan ta med folk om bord. Forutsetninger, for eksempel bakgrunnskontroller og kandidater som trenger ekstra tid for å gi varsel til nåværende arbeidsgivere, kan føre til forsinkelser. Ikke haste tidsrammen som du kan ta med på flere ansatte.
