Kommunisere en tilleggsoppgaveoppgave gjennom et internt selskapsmemo er en god måte å etablere ansvar for og sørge for at medarbeideren forstår nye plikter. Akkurat som du gjør med andre forretningsmemoer, hold det kort og grei ved å ta med bare så mye informasjon som det er nødvendig for den ansatte å forstå instruksjonene.
Memo Format
Skriv en klar, beskrivende tittel. Hvis du sender notatet via e-post, legger du også inn tittelen i emnefeltet, merker e-posten med et høyt flagg og inneholder en lesekvittering. Selv om du vanligvis bør følge et typisk notatformat ved å inkludere et overskrift, åpningsoppgave, oppgisegment og lukking, diskusjon og oppsummering er vanligvis ikke nødvendig. I oppgavesegmentet bruker du en numerisk liste eller punktpunkter for å identifisere og markere nye eller tilleggsoppgaver.
Informasjonsinnhold
Åpnings- og oppgavesegmentene er de viktigste delene i denne typen notat. Gi nødvendig bakgrunnsinformasjon i åpningsdelen. For eksempel, fortell arbeidstakeren hvorfor du tildeler tilleggsoppgaver og når disse nye oppgaver vil begynne. Leveringsdatoer og -tider for eventuelle møter som kan finne sted før arbeidstaker påtar seg tilleggsoppgaver. Oppgi eventuelt et kontaktpunkt som arbeidstakeren kan henvise til for spørsmål. Definer hver tilleggsavgift - klart og fullt - i oppgavesegmentet. Lukk notatet med en kort takk og oppriktig vis av støtte.
