En prosjektrapport kommuniserer statusen til et pågående prosjekt i en ideell organisasjon. Vanligvis inneholder rapporten spesifikke opplysninger om budsjett, gjennomførte milepæler og eventuelle problemer som har oppstått siden starten av prosjektet. Når du skriver en prosjektrapport, følger du grunnleggende format, men vær så snill å legge til eller fjerne seksjoner som passer til din spesifikke organisasjon og mål.
Lag frontmateriellet for rapporten. Lag en pen forsiden som inneholder prosjektnavnet, datoen for rapporten og navnene til prosjektlederen og gruppemedlemmene. Hvis rapporten din er mer enn fem sider lang, bør du vurdere å legge til en innholdsfortegnelse for å gjøre det lettere å finne informasjon.
For å starte prosjektrapporten, skriv en oversiktsseksjon som forklarer leserens grunnleggende status og hvordan det vil påvirke ikke-profitt. Behold denne delen til en side eller mindre og skriv med målet om å gi en stor forklaring på fremdriften laget ditt har gjort på prosjektet. Etter å ha lest oversikten, bør en korrekturleser ha en grunnleggende forståelse av prosjektets omfang, gjeldende status, hva som gjenstår å gjøre og eventuelle problemer du forventer å oppleve.
Skriv en oppdatering på milepæler du har oppnådd til dags dato. I dette avsnittet skal du forklare hvert gjennomført prosjektmål og fortelle leserne om det var på tide. Inkluder eventuelle positive effekter eller uventede fordeler med en milepæl. For eksempel, hvis du har fullført et mål en uke i forveien, forklar hvordan dette vil øke hastigheten på sluttproduktet eller spare penger for ikke-profitt.
Informer leserne om status for prosjektbudsjettet. For en ideell, er budsjett ofte den største bekymringen. I budsjettavsnittet oppretter du en budsjettanalyse for linje for å forklare hva du har brukt og hva som gjenstår å bruke. Hvis det er noen uoverensstemmelser, gi en forklaring og trinnene du vil ta for å gjøre forskjellen.
Gi en forklaring på eventuelle forsinkelser eller problemer. Hvis ikke-profitt har oppstått i uventede problemer i løpet av prosjektet, må du huske å inkludere en seksjon som beskriver problemet. For å forsikre styremedlemmer og klienter, ta med spesifikke skritt som du vil ta for å rette opp eller forhindre problemet.
Forklar de neste trinnene. I en kort oversikt, la leserne vite hva som skjer neste i et prosjekt. Hvis du vil trenge ekstra personell eller informasjon, oppgi hvert element. Denne informasjonen er avgjørende for et non-profit med begrensede ressurser. Lukk på et positivt notat, om mulig, ved å uttrykke tillit om at prosjektet vil bli gjennomført i tide og på budsjett.
