Å skrive en prosjektrapport kan være en skremmende oppgave hvis du ikke starter med en organisasjonsplan. Prosjektrapporter inneholder ofte de samme grunnleggende elementene som gir leserne informasjon om prosjektets mål, plan, budsjett og utfall. Ved å bruke noen grunnleggende rapportskrivingsteknikker kan du opprette et effektivt prosjektdokument som viser dine kolleger du er organisert og i stand til å levere viktig informasjon.
Bestem hvilken type prosjektrapport du skal skrive. Vanlige prosjektrapporter inneholder forslag, omfanget av arbeidsanbefalinger, statusoppdateringer, variansanalyser og endelige vurderinger og anbefalinger. Dette vil hjelpe deg med å levere nøyaktig informasjon som gruppemedlemmer, veileder eller andre interessenter vil ha.
Skriv en oversikt over rapporten. Ta med en omslagsside, innholdsside, sammendrag, hovedgruppe og vedlegg. Bestem hvilke kategorier informasjon du vil adressere. Avhengig av typen rapport du skriver, kan disse inkludere mål, prosjektmetode, personale, ressurser som trengs, varighet, suksessmål, budsjett, avvik, leveranser, tidsfrister, utfall og anbefalinger.
Samle informasjonen som er nødvendig for å fullføre hver seksjon. Dette kan kreve intervjuer med personer som ber om prosjektet, ansatte som jobber med prosjektet og interessenter som er målet for prosjektet, som kunder, interne ansatte eller leverandører og leverandører. Få historiske data, for eksempel tidligere salgsmengder, budsjetter, deltakelsesnivåer og demografiske data.
Skriv det første utkastet til sammendraget, som er en kort oversikt over rapporten. Dette bør inneholde årsaken til at leseren får rapporten, de grunnleggende høydepunktene i rapporten og anbefalinger. Ikke ta med de finere detaljene i et sammendrag, som ofte er en halvsiders oversikt. Gi detaljer og støtte i prosjektrapportens ramme.
Skriv hver del av rapporten ved hjelp av data og intervjuer. Organiser delene med en logisk rekkefølge. For eksempel, ikke start med budsjettet før du har forklart komponentene som trengs for prosjektet. Dette vil la deg unngå å måtte forklare hver utgift og hvorfor det trengs to ganger. Ikke oppgi navnene på de ansatte som jobber med prosjektet før du har oppført prosjektkomponentene. For en varianseksjon, ta med de opprinnelige unntakene og deretter de faktiske resultatene.
Fullfør rapporten med et sammendrag og anbefalinger basert på funnene dine. Bruk data for å støtte dine konklusjoner og anbefalinger. Se leserne til vedlegget til papiret ditt, som vil inneholde detaljert støtteinformasjon, for eksempel detaljerte budger, grafer, diagrammer og annen teknisk data.
Gjennomgå sammendraget for å finne ut om noen av din opprinnelige summering bør endres basert på informasjonen du oppdaget mens du skrev rapporten. Skriv den endelige versjonen av sammendraget.
Kompil informasjonen i vedlegget ditt og legg det i den rekkefølge informasjonen vises i rapporten. Gå tilbake til rapporten din og ta med fotnoter eller sidetal til direkte lesere til tilleggsinformasjon.
