Din evne til å kommunisere effektivt vil direkte påvirke din suksess på jobben. Det er viktig for deg å vite hvordan du skriver og sender korrespondanse som er kortfattet og forståelig. Forretningsmeddelelsen er et kort dokument som adresserer en bestemt gruppe mennesker og fokuserer på et bestemt formål. Et godt skrevet notat vil hjelpe deg med å kommunisere effektivt og oppnå resultater. I tillegg til å skrive det riktig, er det avgjørende å sørge for at notatet ditt er sendt riktig, til de som trenger å lese det mest.
Utarbeide Memo
Tenk på publikum. Før du begynner å komponere notatet, bør du vurdere utdanningsnivået og opplevelsen til de medarbeiderne du kommuniserer med. Vær også oppmerksom på mottakerens behov. Enkelte individer kan trenge mer detaljerte instruksjoner og konkrete, etablerte retningslinjer, mens andre kan gis en meget generell bit av informasjon og deretter ta initiativ på egen hånd.
Bruk riktig headerformatering. I "Date" -linjen bruker du standardforkortelser. For "Til" bør du oppgi hver person som vil motta notatet ved navn. Ikke bruk kallenavn. Bruk for- og etternavn, og sett dem i rekkefølge enten alfabetisk eller etter stilling i selskapet. For "Fra" -linjen bruker du for- og etternavn, samt hvilken avdeling du er i, hvis det er aktuelt.
Velg en emnelinje som er spesifikk og informativ. Ofte sender folk notater med faglinjer som er vage og generelle. En spesifikk og konsis vil gi mottakere en langt bedre ide om hva notatet refererer til. For eksempel vil en generell emnelinje lese "Møte", men en bestemt emnelinje kan si "Salgsteampresentasjon for fredagsmøte."
Åpne med spesifikasjonene. Ikke kast bort tid med chit-chat eller bakgrunn. Den første delen av notatet ditt bør si nøyaktig hva du trenger. Ved hjelp av eksemplet ovenfor, i salgsteampresentasjonen, kan du åpne med, "På fredags møte vil salgsteamet presentere et lysbildefremvisning med inntekts- og leverandørstall for første kvartal."
Skriv ditt notat, unngå passiv stemme. Et notat er utformet for å dele informasjon og be om hjelp, så du må bruke en aktiv stemme. I grammatikk og skrift betyr aktiv stemme at subjektet til en setning er aktiv - gjør eller er noe - heller enn å ha andre ting skje med dem. Aktiv stemme ville lese som: "Salgsteamet vil presentere et lysbildefremvisning." En passiv tilnærming vil bli formulert som, "Vi vil at salgsteamet skal vurdere en presentasjon av lysbildefremvisning."
Skriv en konklusjon. Din konklusjon trenger ikke å være komplisert, men den bør oppsummere de viktigste punktene som refereres til i notatet selv.
Rediger arbeidet ditt. Få ting er så pinlig som å sende ut et forretningsmemo og innse etterpå at du har forlatt en stor feilstaving midt i den. Proofles notatet ditt før du sender det, og i tillegg til å gjøre rettelser, fjern unødvendige ord. Hold notatet ditt konsistent.
Send ditt notat
Send ditt notat. Hvis du sender den via inter-office mail, må du sørge for at hver person adressert i notatet får sin egen kopi. Ingen må noen gang dele et notat med fyren i neste kabinett.
Bruk e-post hvis det er et alternativ. En e-postmelding skal sendes til alle samtidig, men du vil kanskje blinde kopiere noen av mottakerne. Hvis du sender e-posten din, legger du til emnet i notatet i emnelinjen i e-posthodet. Ikke bruk søte eller fargerike skrifter, bilder eller andre e-posttillegg.
Følg opp når du har sendt notatet ditt. Hvis det er en frist nevnt i notatet, må du sjekke tilbake med mottakere senere.
Tips
-
Sørg for at notatet ditt følger noen retningslinjer for bullet, punktavstand, etc.
Advarsel
Hvis du bruker e-post for å sende et notat, må du dobbeltsjekke før du trykker på "Send" -tasten. Du vil være forsiktig med hvem som mottar proprietær eller konfidensiell informasjon via e-post.
