Sikkerhetsprogrammer som inneholder dokumenterte retningslinjer og prosedyrer, redder ansatte fra ulykker og redder selskapets penger. Ifølge ledelsessikkerhetsrådgiver Mark Steinhofer hos Safety Management Group, faller sysselsettingsskade og sykdomsrate med 20 prosent, og selskaper ser en avkastning på $ 4 til $ 6 for penger brukt på sikkerhetsprogrammer. Skriv sikkerhetsmemoer og dokumenter som følger retningslinjene for arbeidsmiljø og helse, og er rettet mot ansatte med riktig opplæring og legitimasjon.
Arbeidsgivere er bundet til å overholde
OSHA krever at arbeidsgivere gir retningslinjer for sikkerhet til alle ansatte som utfører arbeidsplasser som kan være farlige. Småbedriftseiere, sikkerhetsovervåkingsoffisører, personalpersonell, opplæringsdirektører eller andre ansatte utpekt under veiledning og sikkerhet for ansatte er ansvarlige for å skrive sikkerhetsnotater og distribuere dem til aktuelle medarbeiderne. For eksempel kan en foreman være ansvarlig for sirkulerende notater om kravene til bruk av harde hatter i visse områder.
Ansatte mottar passende sikkerhetsmeldinger
Sikkerhetsnotater må være utformet for å målrette mot de ansatte som vil forstå og bli påvirket av sikkerhetsforskriften. Uvitenhet om hvordan en jobb skal utføres er ingen unnskyldning for mangel på sikkerhet, ifølge OSHA. Det er arbeidsgiverens ansvar å trene arbeidstakere som ikke er ordentlig sertifisert eller trent i jobber som har risiko. Menneskelige ressurser kan komponere listen over arbeidstakertitler, for eksempel som inkluderer deres tilgangsnivå, for eksempel "kun sertifiserte kranoperatører kan komme inn i verftet når maskiner er i bruk." Denne meldingen kan gå ut i et notat og bli lagt inn i arbeidsområdet.
Memo innhold kontrollert mot selskapets protokoller
Arbeidsgivere og ledere som lager sikkerhetsmemoer, bør sammenligne innholdet i dokumentene mot selskapets sjekklister som bestemmer kjernekravene i sikkerhetsdokumentasjonen. Hvis for eksempel en ny OSHA-avgjørelse er gått ned, bør notatet uttrykkelig fremheve kravene, og ledere bør sjekke ordlyden for å sikre nøyaktigheten. Nye direktiver som kommer ned fra styret eller en sikkerhetskommisjon bør følge en sjekkliste gitt av opphavsmannen til reglene. Notater bør inneholde instruksjoner for ansatte om å gi tilbakemelding for å sikre at de forstår retningslinjene. Et notat kan inneholde navn på de som trenger å lese det, med kravet om at hver utpekt person begynner etter navnet hans.
Manglende overholdelse av straffer
Arbeidsgivere kan møte stive bøter fra OSHA hvis de ikke klarer å gi ansatte med klare sikkerhetsregler og forskrifter. Arbeidsgivere som anses å vise bort fra arbeidstakeresikkerhet ved ikke å overholde OSHA-direktiver, kan bli bøtelagt opp til $ 70 000 per brudd. Manglende postering av sikkerhetsmemoer og OSHA-regler kan også føre til bøter. Når en arbeidsgiver er blitt sitert for brudd på sikkerhetsregler, må arbeidsgiveren også legge inn en kopi av dette bruddet i vanlig visning i tre dager eller til problemet er løst. I tillegg må alle notater og opplæringsmateriell også stilles til disposisjon for ansatte på språket de kan forstå. Arbeidsgivere kan ha oversettelser som oversettes, for eksempel, og legge ut side om side kopier av brudd på engelsk, spansk, arabisk og alle andre språk som snakkes av ansatte for å unngå ytterligere bøter. Det er opp til menneskelige ressurser eller en ansatt leder for å oversette og gi alle treningsnotater og manualer på språkene som snakkes av ansatte også.
