Viktig møte? Kommende blodkjøring? Det kan være mange grunner til å sende ut et overbevisende forretningsmemo. Ethvert distribuert notat må være godt skrevet fordi det representerer deg og din avdeling. Og selvfølgelig vil du overtale folk til å delta, registrere deg, gi eller hva du ber dem om å gjøre. Etter å ha fulgt noen retningslinjer når du formulerer overtalende notater, kan du få de resultatene du vil ha.
Identifiser målgruppen din
Forstå leseren eller målgruppen. Et notat til teamet ditt vil sannsynligvis være forskjellig i tone fra et notat til styret. Mens det alltid er profesjonelt i naturen, må noen notater være mer formelle i tale. Andre faktorer, som alder, kjønn og utdanningsnivå, kan også være med på å skrive et overbevisende notat.
Angi temaet ditt
Det kan høres dumt, fordi du tenker selvfølgelig, vet du hva notatet ditt handler om. Men ved å skrive et klart tema for brevet kan du fokusere på akkurat det du vil skje. Når du oppgir det, hjelper du deg med å komme til poeng uten overdreven ytterligere kommentarer. Angi temaet er bare for din referanse mens du skriver. Du annonserer ikke temaet til leserne. For eksempel kan temaet ditt være "støtte blodstasjonen neste tirsdag."
Sett opp notatet
Ooh, det er det hatet ord fra syvende klasse på gjennom videregående skole, "disposisjon". Slappe av. Dette er bare en uformell oversikt over hvem leseren er, hva du vil at han skal gjøre og hvorfor han skal gjøre det. Ingen vil se dette, men deg; ingen grammatiker vil henge over skulderen eller ta en rød penn til det fordi du ikke alltid har et poeng B for å gå med ditt punkt A. Denne oversikten hjelper deg bare med å bestille dine tanker. Din disposisjon kan bare være punktposter i rekkefølge:
- Støtt blodstasjonen neste tirsdag.
- Blodstasjoner redder liv.
- Alle blodtyper er nødvendig.
- Gjør en avtale.
Legg til notater i oversikten hvor detaljer er fornuftige:
- Støtt blodstasjonen neste tirsdag 25. september kl 8 - kl. 12.00
- Blodstasjoner redder liv.
- Alle blodtyper er nødvendig.
- Ta en avtale slik at du ikke trenger å vente. Anrop ____
Hold det kort og fokusert
Begynn å skrive med oversikt og notater. Husk at notater er korte og fokuserte. Beskriv kortfattet, men detaljert, hva du vil at leseren skal gjøre, hvorfor, hvordan en når. Oppgi fordelene ved å gjøre noe. Å få folk til å bli enige med det du foreslår og gjør som du ba om, er det endelige målet om et overbevisende notat. Men for å overbevise folk om at det du foreslår er en god ide, må du gi leserne grunnene til at de skal overholde. Fortell folk hva som blir oppnådd og gi de viktigste fordelene med å gjøre det du spør.
Rediger og omskriv
Sjekk etter grammatikk og stavfeil. Mens ideen bak notatet er viktig, teller små ting også. Et notat vil være mer overbevisende hvis det er godt skrevet og uten grammatiske og skrivefeil. Forretningsfolk har høye forventninger. Hvis notatet er overbevisende, men har merkbare feil, vil disse feilene redusere memoens innvirkning og effektivitet. Etter det første utkastet, sett det til side og kom tilbake til det om noen få minutter eller noen timer, avhengig av hvor mye tid du har før du må sende den. Les om notatet og gjør eventuelle endringer du tror vil forbedre det.
For eksempel, hvis du tror det kan bruke mer overtalelse, gjør litt forskning for overbevisende fakta:
- Støtt blodstasjonen neste tirsdag 25. september fra kl. 8 til kl. 12.00.
- Blodstasjoner redder liv. I fjor alene ble ____ blodpenn brukt på vårt lokale sykehus på grunn av nødsituasjoner og transfusjoner. Alt takk til blodgivere.
- Alle blodtyper er nødvendig.
- Ring ____ for å gjøre en avtale slik at du ikke trenger å vente.
Be om tilbakemelding først
Før du sender notatet, få tilbakemelding fra andre. Spør noen få personer hvis meninger du verdsetter å lese den før du sender den ut. Spør om de ville bli overtalet til å handle, og hvis ikke, hvorfor. Lytt til eventuelle forslag og prøv å inkorporere nyttige ideer i notatet. Et overbevisende notat tar vanligvis noen utkast før det er godt nok til å bli distribuert.
