Slik bruker du en database for hotellkontoer. Uansett at alle typer proprietær gjestfrihetsprogramvare blir solgt, er det fortsatt et valg om hvordan man styrer hotellkontoer og hvilken type database du bør bruke. Typen av hotell, hotellkjede størrelse og budsjett er faktorer for å bestemme hvordan man lager kundeinformasjon.
Elementer du trenger
-
Databaseprogramvare (MS Access eller proprietær)
-
arbeidsstasjoner
-
Datatrenet personale
Analyser behovene til det aktuelle hotellet. Sikkerhet kan være en bekymring, så vel som mengden informasjon som trengs for å betjene kunder. High-end-bedrifter kan bruke detaljert informasjon i en database for å forutse og sørge for behovene til en enkelt kunde.
Inkluder de generelle tabellene for for- og etternavn, adresse og telefon og lagrede kredittkortnumre. Inkluder alt som vil bidra til å projisere hvordan en klient bruker hotellet, fra bilinformasjon til begrenset mobilitet.
Legg til linkbare tabeller for oppholdshistorie. Opphold historie tabeller bør settes opp slik at de kan bli bedt om å kjøre rapporter om når rom skal fylles og når det vil være mange ledige stillinger.
Hold kontaktinformasjon aktuell. Ta kontaktene opp som høflighet ved innsjekkingen av resepsjonen for å sikre at du når kunden om nødvendig.
Sett sammen en koblet daglig konto-liste som resepsjonen kan bruke til å registrere kontanter og kredittbeløp mottatt og rom fylt, for en gjeldende dag / natt. Disse rapportene er uunnværlige for en nattrevisjon.
Tips
-
Dra nytte av kjede-spesifikk programvare. Sjekk alltid først for å se om bedriftens eller tidligere ledelse har programvare som vil fungere, og hvis noen kan fortelle deg hvordan den brukes. Hotel regnskap er en praksis som blir testet over tid. Å starte frisk kan være vanskelig. En dagskonto-liste kan gjøres i MS Excel og kan kobles til databasen din. Resepsjonspersonalet skal være i stand til å fylle de forskjellige Excel-funksjonene uten for mye trøbbel, og de trenger ikke å navigere i databasen for å gjøre det.
