Når du underretter en ansatt, leverandør eller forsikringstaker om at kontrakten ikke fornyes, må du sende et ikke-fornyelsesbrev. Skrive dette brevet med takt og profesjonalitet kan lette en minnelig adskillelse, for ikke å nevne lagringstid og hjertesorg. Dette er en litt vanskelig manøvre; Ikke-fornyelsesbrevet må balanseres mellom en fast uttalt stilling og følsomhet for mottakerens følelser.
Angiv klart din hensikt
Angiv klart ditt formål. Tvetydighet kan åpne døren for forvirring senere. Etter å ha oppgitt navnet på den aktuelle virksomheten eller organisasjonen, forklar at leseren ikke blir fornyet. For mer følsomme saker, for eksempel en arbeidsstilling, bør brevet følge en telefonsamtale eller et personlig møte som forklarer årsakene til ikke-fornyelse.
Eksempel:
Du mottar dette brevet fordi du for øyeblikket leverer en månedlig kaffetjeneste til vårt kontor som vi må avbryte effektive neste måned.
Gi tilbake historien
Gi en ærlig grunn til ikke-fornyelse. Din mottaker fortjener en gyldig forklaring på avgjørelsen. I mange tilfeller kan årsaken være så enkelt som en endring i politikk, budsjettkutt eller vanlig opphør av stillingen. Hvis avgjørelsen ble basert på dårlig ytelse, si så med et eksempel. Unngå cattiness eller altfor beskyldende uttalelser; i stedet, vær rolig og profesjonell. Sørg for at du har spesifikke hendelsesrapporter for å sikkerhetskopiere eventuelle feilmeldinger eller dårlig ytelse dersom avgjørelsen kommer i tvil.
Eksempel:
Du blir ikke fornyet på grunn av din ytelse i arbeidskapasiteten, særlig når det gjelder punktlighet og engasjement for jobben.
Diskuter tilgjengelige alternativer
Forklar alternativene som er tilgjengelige for mottakeren. For en policyendring, gi alternativer og en bestemt dato for oppsigelse. I en arbeidsplass eller leverandør kontrakt ikke-fornyelse, er det viktig å ikke bare gi en tidsramme, men instruksjoner knyttet til gjenstående ferie tid og ansvar. Dette er også en mulighet, hvis du velger, å informere mottakeren om prosessen for å appellere ikke-fornyelsen. Oppgi kontaktinformasjon for den som har ansvaret for denne prosessen, eller en lenke til den aktuelle nettsiden for ytterligere informasjon.
Eksempel:
Vær oppmerksom på at tjenesten din hos oss vil avslutte 1. februar. Mens vi for øyeblikket ikke trenger tjenestene dine, kan vi i fremtiden når budsjettet utvides, så vær så snill å sjekke tilbake med oss senere på året når vi revurderer vår behov.
Høflighet teller
Vær høflig. I mange tilfeller kommer en ikke-fornyelse som en overraskelse for mottakeren, og det kan være et tøft brev å lese som det ofte representerer et stort liv eller omsetningsendring. Takk ansatte, policyholder eller leverandør for deres tid og bidrag til virksomheten og, hvor det er hensiktsmessig, ønsker dem lykke i deres fremtidige arbeid. Ikke understreker imidlertid noen tvil om beslutningen, da dette kan foreslå mottakeren at han eller hun skal konkurrere mot beslutningen, eller til og med ta det til retten.
Eksempel:
Takk for det verdifulle bidrag du har gjort til vår virksomhet. Vi ønsker deg lykke til fremtidige bestrebelser.
Det riktige formatet
Tegn brevet med ditt navn og din posisjon. Gi tittelen og kontaktinformasjonen slik at mottakeren forstår din autoritet i vedtaket og vil kunne komme deg til spørsmål. Hvis du bare rapporterer om en policyendring, legger du til at ikke-fornyelsen er i samsvar med denne policyen, og vedlegg den som referanse.
Vær sikker på å lese liten utskrift
Hvis du har en skriftlig kontrakt med personen eller tjenesten du velger å ikke forny, må du lese den fulle utskrift. Det kan være spesifikasjoner om hvordan og når du kan si opp kontrakten du må følge slik at du ikke kommer til å bryte kontraktssituasjonen. Hvis det er en automatisk fornyelse av kontrakt, som for en månedlig tjeneste, skriv inn forespørselen din om å si opp og sende den til den aktuelle avdelingen. Sørg for å inkludere datoen du ønsker å avslutte tjenesten. Det er opp til deg hvis du vil inkludere årsaken til hvorfor. Hvis du ikke avbestiller før fornyelsesperioden, kan du bli sittende fast med et avbestillingsgebyr, så vær oppmerksom på eventuelle frister for å avbryte når du inngår en automatisk fornyelse av kontrakten.
