Dokumentasjon av handlinger som er tatt under et møte, gjør det mulig å huske emner og viktige beslutninger i årene som kommer. Alle større samspill i et møte skal registreres, inkludert når det gjøres bevegelser - selv om bevegelsen i siste instans mislykkes.
Formål med møtesteder
Protokoll dokumenterer beslutninger og diskusjoner som fant sted under et møte. Som en skriftlig post kan også protokollene tjene som juridisk dokumentasjon av møtet. Enhver type møte kan registrere minutter, fra det formelle selskapets styre til en organisasjons personalemøte til et fellesskapsmøte om offentlig politikk.
Tar møtelokaler
Ekstraordinære organisatoriske, lytte- og notatkunnskaper gir gode resultater for å registrere minuttene på et møte. Ikke alt sa under møtet bør dokumenteres i stedet fokusere på de viktigste punktene, for eksempel:
- Dato, klokkeslett og sted for møtet
- Liste over deltakere
- Hovedemnene diskuteres
- Forslag laget
- Beslutninger som ble avsluttet
- Handlinger fullført
- Eventuelle skritt som bør vedtas før neste møte
Mislykkede forslag
Når en møtedeltakende ønsker å introdusere en sak for vurdering, blir det laget en bevegelse. Vanligvis må en bevegelse utplasseres - noe som betyr at en annen deltager er enig i at saken bør vurderes - for å få bevegelsen fremover og diskutert. Hvis bevegelsen ikke er utsendt, det kalles a mislykket bevegelse. Selv en mislykket bevegelse bør dokumenteres i minuttene. Skriv hvem som gjorde bevegelsen, hva bevegelsen besto av, og at den mislyktes. En metode for opptak av dette kan for eksempel se ut som:
- Bevegelse: Alle datamaskiner i biblioteket bør byttes ut med nye og nåværende modeller. Bevegelse introdusert av Bill Smith. Bevegelse ikke utstøttet; bevegelse mislyktes.
Forslag som utsettes kan fortsatt mislykkes hvis de ikke har nok stemmer. Etter at en bevegelse er utsendt og beveger seg fremover, diskuterer deltakerne problemet ved hånden. Bevegelsen mislykkes hvis flertallet av velgerne ikke er til fordel for å overføre problemet. Dette bør registreres i minuttene som sådan:
- Bevegelse: Alle datamaskiner i biblioteket bør byttes ut med nye og nåværende modeller. Bevegelse introdusert av Bill Smith. Bevegelse utstilt av Bob Jones. Stemmen var 5-2 mot; bevegelse mislyktes.
