På mange arbeidsplasser tjener memorandum som et praktisk og effektivt kommunikasjonsmiddel. Ved å svare på spørsmål i et memorandum, i stedet for i ansikt til ansiktskommunikasjon, kan du både øke antall arbeidstakere som svaret ditt når og gi arbeidere et fysisk eller elektronisk dokument for å referere senere hvis de glemmer svaret du ga. For å sikre at notatet ditt er så effektivt som mulig, formater du kommunikasjonen riktig og komponer den nøye med publikum i tankene.
Lag en notatoverskrift. Inkluder "Date:" etterfulgt av full dato som du sender ut notatet ditt, "Til:" med en forklaring på hvem du sender memorandum til, "Fra:" med navnet ditt og "Emne:" med en kortfattet beskrivelse av emnet. Hvis du forbereder memorandumet ditt via e-post, vil denne overskriften sannsynligvis allerede være på plass for deg. Hvis du skriver inn notatet, legger du all denne informasjonen øverst i notatet, rettet mot venstre.
Legg spørsmålet på emnelinjen. Hvis spørsmålet du adresserer var altfor lenge, kondensere det ved å forkorte det til en setning av to eller tre meningsfulle ord. Hvis du planlegger å ta opp mer enn ett spørsmål i memorandumet ditt, oppgi spørsmålet for spørsmålene, etterfulgt av "Spørsmål og svar" for å varsle ansatte til innholdet i notatet. Ved å plassere dette spørsmålet eller Q & A-notatet i emnelinjen, gjør du det enklere for ansatte å finne notatet hvis de trenger å referere det senere.
Svar på spørsmålet eller spørsmålene med en kort og tydelig forståelse. Ansatte vil ha svar på sine spørsmål, ikke ordentlig rambling. Ved å holde svaret ditt klart og kort, kan du øke sannsynligheten for at leserne kan forstå svaret og reagere effektivt på det.
Fortell de ansatte de skal kontakte hvis de trenger mer informasjon. Hvis du vil rydde opp forvirring om spørsmålene selv, be dem om å snakke med deg. Hvis det er en annen avdeling i virksomheten din som ville være bedre egnet til å svare på spørsmål om emnet, må du fortelle de ansatte om å referere til en bestemt person i denne avdelingen, og ta med denne persons kontaktinformasjon.
