Notater må formidle informasjon på en kort og målrettet måte. Denne no-nonsense stilen betyr at selv om du svetter utsikten om å skrive en, bør du finne det enkle, fornuftige formatet en velkommen lettelse fra de andre, mer arbeidsintensive skriveprosjektene du måtte ha på skrivebordet ditt.
Skriv et overskrift
Start notatet ved å skrive en standard overskrift som inkluderer "Til:", "Fra:", "Dato:" og "Emne" på separate linjer. Gi litt tanke til publikumslinjen, skjønner at du kanskje ikke ønsker å formidle notatet til hele firmaet, men til bare noen få avdelinger i stedet. Den perfunktiske overskriften tillater leserne å raskt skanne den og hente viktig informasjon helt fra starten - fra relevans til emne.
Oppgi ditt formål
Skriv en kort åpning som tydelig angir, på de enkleste måtene som er mulig, formålet med å skrive. Injiser litt personlighet, hvis du ønsker det, men hold dette tillegget kort også. Hvis du for eksempel gjør en kunngjøring, kan du skrive "Etter et spesielt langt og uttømmende søk, er jeg positivt glad for å kunngjøre at ABC Company har ansatt XYZ Writers Group for å veilede vår kommende markedsføringsinnsats."
Utfør med presisjon
Tilknytt kroppen til notatet ditt - ikke mer enn to eller tre avsnitt - for å utdybe på åpningserklæringen. Forutse spørsmål er viktig; du vil ikke at notatet ditt skal generere flere spørsmål enn det gir svar, men et notat er ikke forumet for en uttømmende 360-graders avsløring heller. Organiser den viktigste informasjonen - hva ansatte vil vite og hva de trenger å vite - på en hierarkisk måte. Til slutt, husk at et notat sjelden tjener som "siste ord" på et emne; Faktisk setter det noen ganger et bredt spekter av aktiviteter. Så tilordne siste avsnitt i kroppen til notatet ditt til "neste trinn" eller "hva skjer neste." For eksempel kan du i dette tilfellet ønske å dele når du vil introdusere forfattergruppen til dine ansatte.
Lukk i stil
Lukk notatet ditt på et optimalt notat, innser at du sender en implisitt melding for at dine ansatte skal følge. Du kan for eksempel si: "Jeg vet at du ser frem til å begynne med dette spennende kapitlet i selskapets historie. Jeg takker på forhånd for din fortsatte entusiasme og engasjement."
Pek på vedlegg
Ta med en notasjon nederst på notatet ditt for relevante vedlegg, for eksempel dokumenter du vil at ansatte skal lese eller nye prosedyrer du vil at de skal følge. Skriv bare ordet "Vedlagt:" og oppsummer kortfattet informasjonen. I dette eksemplet vil du kanskje inkludere et kompendium av forfattergruppens tidligere markedsføringsprosjekter, slik at dine ansatte kan gjøre seg kjent med gruppens stil og prestasjoner. Vær eksplisitt om hvor ansatte kan finne denne informasjonen. For eksempel, om du legger inn en papirkopi av notatet ditt på et oppslagstavle eller send det via e-post til hele bedriften, må du være sikker på at ansatte forstår hvordan du får tilgang til vedlegget.
Tips
-
Les notatet ditt høyt når du nøye korrekturleser og redigerer det før du sprer det.
