Selv om alle møter ikke trenger å følge "Roberts ordrebestemmelser", må de planlegges på forhånd og holde fast på en bestemt agenda. En av de verste ting som kan oppstå i et møte er når lederen taper kontroll over deltakerne, og diskusjonene går i mange retninger. I slike tilfeller blir lite eller ingenting oppnådd, og møtet ender opp med et totalt sløsing med tid og et merke mot samtalen.
Elementer du trenger
-
Dagsorden
-
Pads av papir
-
blyanter
-
Audiovisuelt materiale og utstyr
Planlegg en bestemt agenda, selv om bare ett element skal dekkes. Gi rikelig advarsel til alle som skal gi en rapport. Dagsordenen forklarer alle grunnene til at møtet holdes og det endelige målet. Dagsordenen bør også ha en tidsramme, så de som deltar vet hvordan de skal planlegge resten av dagen.
Gi oppdragsgivere en kopi av dokumenter som skal diskuteres flere dager før møtet. Be dem om å være forberedt på å snakke om rapporten og komme inn med sine tanker og kommentarer. Du vil ikke ha noen som leser avisen mens andre diskuterer det.
Utvide forståelse for hver person som bidrar til møtet. Prøv å få innspill fra hver person som er tilstede, og takk hver for hennes deltakelse med en personlig kommentar.
Send hver av oppdragsgivere en oppfølgingsnotat med de viktigste punktene i hele møtet. Hvis det er et formelt møte med notater tatt, bør hver person få disse til å gjennomgå før neste gang gruppen møtes.
Tips
-
Ikke la en person komme sent til hvert møte. Å være sent en eller to ganger er greit, men hver gang viser full respekt.
Advarsel
Hvis det ser ut som om møtet vil løpe mer enn ti minutter etter at det er notert på dagsordenen, må du avgjøre om du skal fortsette eller møte igjen.
