Når et årlig strategisk planleggingsmøte holdes, overskrider forberedelsen ofte det konkrete formålet med møtet. En del av forberedelsen inkluderer å lage dagsorden, innbydende deltakere, sende agendaen og forberede lokalet. Men hvis møtet i seg selv ikke tar imot brainstorming, beslutningstaking og planlegging, kan det ikke produsere innovasjon og strategisk fortreffelighet du vil ha. Mens lokalet og organisasjonen er viktig, er det kvaliteten på ansikt til ansiktskommunikasjon som gir resultater.
Bestem møtemål
Strategier omfatter normalt selskapets utvidelse, markedsføring, produktlinjer, konkurranse og økonomisk engasjement. Strategiske planmøter som bare rehash den gamle strategiske planen med din ledergruppe, gransker ikke planen for mulig forbedring. Hvis målet ditt er å perfeksjonere strategien din for det kommende året, start møtet med en SWOT-analyse av dagens strategi. Hvis du leder møtet, vær forberedt med en liste over problemer og spørsmål som er utformet for å oppmuntre til diskusjon. Ta med artikler, hvite papirer og video presentasjoner for å gnist kreativ tanke. Utfordre deltakerne til å heve ubehagelige temaer. Ledere vil ofte ikke være pinnen som står opp, for frykt for å bli hamret ned.
Opprett problemlisten din for videre diskusjon
En opprørende SWOT-analyse av det siste årets strategiske plan og hva den produserte skulle resultere i flere punkter for diskusjon og oppløsning. Ved hjelp av en tavle for å liste spørsmål eller problemer når de oppstår, kan du holde diskusjonen din organisert og på sporet. Som leder fortsetter å utfordre og stille spørsmål. En involvert diskusjon er akkurat det du vil, men hold kontroll over diskusjonen og prøv å lede den til en løsning og beslutning. Breakout-sesjoner kan produsere innovative løsninger, så tilordne deltakerne til breakout-sesjoner som omhandler individuelle nøkkelemner, og få dem til å rapportere konklusjoner eller nye ideer når møtet gjenopptas.
Gjennomgå avgjørelser og bekreft
En grunn til å holde strategiske planmøter om to eller flere påfølgende dager er å gi deltakerne tid til å behandle de opptatte ideene. Det som virker som en god ide, kan bli avslørt for å være en feil etter en natts søvn. Etter at du har drøftet den gamle strategiske planen fullt ut og formulert nye ideer, vurder hvert punkt eller vedtak og ta en stemme. Stemmegivning forplikter ledere til å støtte beslutningen. Hvis det er uenighet på ett punkt, bør du vurdere videre diskusjon om hvordan du endrer den slik at alle kan være enige.
Gjennomføring og oppfølging
Selvfølgelig gjør implementering og oppfølging forskjellen mellom et vellykket møte og en feil. Det er så enkelt for ledere å opprettholde status quo når de kommer tilbake til sine avdelinger, at du aggressivt skal tilordne ansvar for implementering. Som leder er det ditt ansvar å følge opp for å sikre at ledere fullfører strategiene og endringene som er utviklet i strategisk planmøte. Still inn referanser og vurderinger for å vurdere hvordan den strategiske planen er til nytte for organisasjonen, og om den må revideres.
