Et regnskapsinformasjonssystem tar alle dataene og tallene fra en organisasjonens finansielle poster og ordner dem til en ordnet struktur. Regnskapsinformasjonssystemet har tre grunnleggende funksjoner: å samle inn og behandle data, gi informasjon til beslutningstakere i organisasjonen og å se at regnskapspersonell registrerer informasjon nøyaktig og beskytter dataene.
Innsamling og prosessering
I samlingsfasen i et regnskapsinformasjonssystem samles regnskapsførere eller bokførere og registrerer data fra kontantsalg, fordringer, kontanter, gjeld og lønn, blant annet transaksjoner. I datastyrte systemer behandler programvaren alle debet og kreditter i en komplett informasjonsadministrasjonsdatabase.
Rapporter for ledelse
Regnskapspersonell distribuerer rapporter til beslutningstakere i organisasjonen, som salgs- og markedsføringsledere, produksjonsledere, økonomistyrere og alle avdelingshoder. Ledelsen bruker informasjonen generert fra regnskapsinformasjonssystemet for å analysere organisasjonens nåværende virksomhet og økonomiske tilstand og lage planer og sette mål for fremtiden. For eksempel kan en balanse opprettet fra systemet vise ledelse, eiere, kreditorer og investorer der organisasjonen står økonomisk på et bestemt tidspunkt.
Nøyaktighet og sikkerhet
Å begrense antall personer som har tilgang til systemet, oppnår best den tredje funksjonen til et regnskapsinformasjonssystem - for å sikre at virksomheten opprettholder korrekt data sikkert. Organisasjonens ledere må bestemme hvem som vil være. For eksempel krever trente kontorister, bokholdere eller regnskapsførere tilgang til å verifisere og legge inn data i systemet og generere rapporter. Andre tilknyttede organisasjoner, både interne og eksterne, har generelt ikke behov for å manipulere dataene.
Typer av systemer og hva som er inkludert
Bedrifter automatiserer vanligvis et regnskapsinformasjonssystem i alle, men de minste organisasjonene. Datamaskinbrukere legger inn data i programvare som fullfører beregningene og klassifiserer og arkiverer oppføringene i de riktige kategoriene. Systemet kan da generere ulike typer rapporter, avhengig av brukerens forespørsel. Informasjonssystemet omfatter alle trinn i regnskapssyklusen, og papirkopiering som viser transaksjonene, som arbeidsordre, fakturaer og regnskap blir en del av systemet. I mindre virksomheter, for eksempel en mor-og-pop-operasjon hvor få transaksjoner oppstår, kan virksomheten opprettholde regnskapsinformasjonssystemet manuelt. Igjen bruker bokholderen hele regnskapssyklusen og bygger manuelle rapporter fra resultatene.
