En kontorsjef, noen ganger kjent som en resepsjonist eller kontorist, fyller et stort antall roller. Denne kundesikrede posisjonen, som vanligvis finnes i gjestfrihetsbransjen, tjener til både grensesnitt med kunder og utfører kontoroppgaver. Selv om ansvar og kompensasjon varierer vesentlig fra organisasjon til organisasjon og til og med innen selskaper, deler mange kontoransvarlige en rekke grunnleggende oppgaver.
Kundegrensesnitt
Front office managers ofte grensesnitt med kunder, ofte hilsen dem som de går inn i etableringen, svare på henvendelser og generere salg. Ifølge en generell stillingsbeskrivelse som er lagt ut på sysselsettingsstedet Career Builder, kan kontorselskapene motta og behandle betalinger fra kunder og gi kvitteringer etter behov. I noen tilfeller, ifølge Career Builder, håndterer også kontorselskapene vanskelige kunder eller gjester og engasjerer passende sikkerhetspersonell for å takle kundens sikkerhetsproblemer. Avhengig av organisasjonen kan en front office manager grensesnittet med alle gjester eller bare med de som anses følsomme eller viktige.
Kontorledelse
Frontkontorledere sikrer at frontkontoret i virksomheten fortsetter å operere på en effektiv måte. Administrere kontoret kan innebære analyse av utgifter for å minimere kostnadene, i henhold til en stillingsbeskrivelse som er lagt inn på innkvarteringswebområdet Hotel Mule, og noen ledere vurderer daglige loggbok for å opprettholde en bevissthet om forretningsaktiviteter. Front office-ledere bør være kjent med typiske kontorapplikasjoner som regneark og tekstbehandlere. I følge stillingswebsiden The Job Fool kan ansatte i denne stillingen også bruke selskapets proprietære systemer for å opprettholde forretningsvirksomheten.
Administrer kundeopplevelse
Ansatte i en stilling i frontkontor har et stort ansvar for å sikre kunder og gjester får eksemplarisk service. I tillegg til å bare samhandle med kunder og adressere sikkerhetsproblemer, fungerer også frontkontorledere som et enkelt kontaktpunkt for kundeklager og eskalerte problemer. Front office-ledere kan godkjenne salgsfremmende priser som svar på kundeforhandlinger, ifølge en stillingsbeskrivelse som er lagt ut på Hotel Mule, og noen kontoransvarlige har myndighet til å gi rabatter, servicekreditter eller gratis service til utilfredse gjester. Front office-ledere kan også arbeide med andre grupper i virksomheten, som housekeeping og vedlikehold, for å sikre at gjestene ser en ren, fullt operativ eiendom ved ankomst.
Personaleovervåkning
Avhengig av organisasjonen, kan kontorsjefer være ansvarlig for å overvåke medlemmer av hotellpersonalet. Tilsynsoppgaver, ifølge The Job Fool, kan omfatte planlegging av personell for å møte kundenes behov, planlegging og tildeling av arbeid og utvikling av medarbeiderkommunikasjon. Front office-ledere kan planlegge og gjennomføre periodiske stabsmøter og til og med samarbeide med lederne av andre avdelinger for å sikre gjennomføring av organisasjonsoppgaver. I noen tilfeller utvikler ansatte i denne stillingen og leverer opplæring for å holde ansatte oppdatert på å endre forretningspraksis.
