Med mange underavdelinger av regnskap er det harde og raske regler og regler når det gjelder organisering og hva som er og er ikke tillatt. Dette er ikke tilfelle med regnskapsinformasjonssystemer. Det er bare for mange meninger om hva en AIS er og hva det ikke er. Hva skiller AIS fra andre informasjonssystemer er de juridiske og faglige forpliktelsene som er pålagt selskapets ledelse og regnskapsførere.
Flow of Information
En av funksjonene i en AIS er strømmen av informasjon. Det illustreres her ved bruk av en pyramide med ledelse på toppen, mellomledelsen like under det, driftsledelse under det, og operasjonell personell som representerer grunnlaget for informasjonsflyten. Informasjon om selskapets ytelse går oppover til alle nivåer av ledelse gjennom personell. Toppledelsen er ansvarlig for aksjonærene eller eierne av selskapet for den informasjonen de mottar. Å bidra til denne informasjonen om bedriftens ytelse er kundene og leverandørene, med hvilke driftspersonell har daglig kontakt. Ved bruk av denne informasjonen filtrerer toppadministratoren ned informasjon om selskapets budsjett og instruksjoner om hvordan du endrer eller forbedrer de daglige samhandlingene med kundene og leverandørene. Informasjon fra leverandører og kunder kalles ekstern informasjonsflyt. De fra personell til ledelse og ledelse til personell er kjent som intern informasjonstrømmer.
Behandling av transaksjoner
En annen funksjon i AIS er å behandle transaksjoner. En AIS behandler to forskjellige typer transaksjoner. Den finansielle transaksjonen, som er en monetær transaksjon som påvirker eiendeler eller aksjer i en bedriftsorganisasjon. Den ikke-finansielle transaksjonen er en beslutning som, mens den ikke måles monetært, kan påvirke selskapets generelle regnskapsmessige helse. Hvis selskapet for eksempel bestemmer seg for å bytte leverandører på grunn av en betydelig prisvekst fra en nåværende leverandør, er den umiddelbare effekten ikke økonomisk karakter før første ordre er plassert.
Alle transaksjoner inngår i regnskapsinformasjonssystemet med det formål å påvirke toppledelsens beslutningsprosess. Hvis toppledelsen er klar over en kommende økning i kostnader, skatter eller et potensielt tap av klientell, kan beslutninger treffes for å motvirke negative konsekvenser av fremtidige hendelser.
AIS-modell
En typisk modell av en AIS illustrerer disse funksjonene og inneholder tre forskjellige trinn i håndtering av informasjon. Først er datainnsamlingen. Det regnes som det viktigste av alle tre trinnene, som om feil går uoppdaget, kan systemet skape upålitelig utgang. De to hovedkravene for datainnsamlingsprosessen er at dataene som brukes er både relevante og effektive. Det er i datainsamlingsfasen at dataene skal veies for å filtrere ut alle irrelevante fakta fra systemet. Effektivitet innebærer innsamling av det samme settet av data bare en gang. Unnlatelse av å gjøre det fører til overflødige data. Det andre trinnet er i databehandlingen, eller forsøket på å organisere dataene på en slik måte at ledelsen kan ta beslutninger i forhold til selskapets økonomiske beslutninger. Et eksempel er å bruke salgsdata til å prognostisere fremtidige salgsforventninger. Basert på disse forventningene kan det tas beslutninger om bemanningskrav. Det tredje trinnet er den faktiske genereringen av informasjon som fører til beslutningstaking. Hvorvidt beslutningen er basert på finansielle eller ikke-finansielle transaksjoner, kan beslutningen påvirke den daglige driften av virksomheten og muligens selskapets økonomiske utsikter.
