Avslutte en konferansesamtale kan være avgjørende når det gjelder hvordan det påvirker forholdet og fremtiden for de som er involvert i samtalen. For eksempel hvis en konferansesalgssamtale avsluttes dårlig og det ikke er snakk om de neste trinnene i salgsprosessen, kan misforståelser gjøres som kan hemme salget. Det er best å planlegge en utgangsstrategi for anropet slik at anropet avsluttes jevnt.
Planlegg for anropet. Med den rette planen kan de som er involvert i samtalen være sikre på at alle emner vil bli dekket, og hvert problem på dagsordenen er adressert. Avslutte anropet for tidlig når ikke all informasjon har blitt kommunisert, kan være katastrofalt.
Planlegg en avslutningsstrategi for ulike scenarier. Av en rekke grunner kan anropet avsluttes tidlig, og hvis det slutter tidlig, bør de andre partene vite hvordan de skal svare og hvilke skritt som skal tas for å sikre at anropet ikke går tapt. Dette kan oppnås ved å utarbeide noen endelige notater og ta i bruk handlinger.
Oppsummer samtalen. Når alle elementene på dagsordenen er blitt diskutert og alle spørsmål besvart. Spør dem på telefonen hvis de har noe annet å legge til, hvis de ikke oppsummerer kuldepunktene i samtalen og sørg for at alle forstår hva som ble sagt. Gå en etter en og gjenta eventuelle oppfølgingstrinn med hvert medlem av konferansesamtalen, slik at alle vet hvem som gjør hva og alle er godt klar over planen fremover. Like ved å fortelle alle hvordan oppfølgingen skal kommuniseres. Respectfully adresser hver person på telefonen og si farvel, så legg deg opp. Send en følgepost til alle partene som oppsummerer samtalen.
