Konferansesamtaler er nyttige for å arrangere et møte med en gruppe mennesker på forskjellige steder som trenger å ta avgjørelser. En advokatgruppe må kanskje møte og avgjøre en strategi for kundens sak, eller en gruppe bacheloretter kan forsøke å planlegge en bryllupstusj. En konferansesamtale kan hjelpe en gruppe mennesker til å ta avgjørelser i løpet av minutter, noe som kan ta dager over e-post og kan være umulig å gjøre personlig.
Elementer du trenger
-
Telefon
-
Møteplanlegging programvare
Identifiser de personene du trenger å invitere til konferansesamtalen. Prioritere deretter betydningen av hver persons oppmøte. Hvis det er tre eller fire personer som ringer inn i konferansesamtalen, er det kanskje ikke viktig å prioritere invitasjonslisten. Men hvis du inviterer seks eller flere personer, er det mer sannsynlig at det skal planlegges konflikter. Sørg for at viktige beslutningstakere vil kunne delta.
Kontakt viktige deltakere for å identifisere planleggingskonflikter. Finn ut om og når disse menneskene vil være ute av byen i lengre tid, på et fly og utilgjengelig for å ringe inn eller på annen måte ikke kunne delta. Ordne møtetid rundt disse konfliktene.
Send ut en invitasjon til alle deltakere. Bruk e-post, Evite eller et annet invitasjonsprogram. Microsoft Outlook kan planlegge møtet, sende invitasjoner og tillate inviterte å godta eller avslå. Du vil raskt få en generell ide om hvem som kan delta og hvem som ikke kan. Invitørene kan ha forslag til tider som fungerer bedre for dem, og de kan også sende deg agendaartikler i deres svar på møteforespørselen. Endre invitasjonen din basert på tilbakemeldingen du mottar.
Planlegg møtet ditt ved hjelp av en innringingsservice. Det er flere selskaper som spesialiserer seg på å arrangere konferansesamtaler, som for eksempel FreeConference og InstantConference. Hvis bedriften din ofte planlegger konferansesamtaler, kan du finne ut om firmaet har en kontrakt med en bestemt innkallingstjeneste.
Send ut den avsluttede invitasjonen til alle deltakere. Send invitasjonen til og med til de som avslått den opprinnelige møteforespørselen, hvis de senere blir tilgjengelige. Sørg for å inkludere all relevant informasjon i invitasjonen, inkludert dato og klokkeslett for samtalen, landskoden og telefonnummeret som deltakerne skal bruke, samt eventuelle deltakerkoder. Ta også med ditt kontaktnummer slik at deltakere kan kontakte deg direkte hvis de har problemer med å ringe inn.
Tips
-
Hvis du aldri har brukt en konferansesamtale før, spør deg om klarheten i samtalene og brukervennligheten. Det er noen gratis tjenester og noen som tar betalt. Sammenlign prisene på gebyrbaserte tjenester og avgjøre hvilket som passer best til bedriftens behov.
