Et godt skrevet notat kan hjelpe deg raskt å få godkjenning for å kjøpe datamaskiner til firma eller organisasjon. Notatet må tydelig angi behovet for datamaskinene, hvorfor kjøpet skal gjøres nå og tydelig skissere eventuelle alternativer. Notatet skal være basert på forretningsgrunner og ikke personlige ønsker.
Samle informasjon om nåværende tilstand på organisasjonens datamaskiner. Finn ut om det er nok datamaskiner for alle organisasjonens medlemmer, deres arbeidstilstand og når de ble kjøpt. Finn ut den opprinnelige kjøpesummen og sammenlign den med dagens priser. Samle data om penger brukt på reparasjoner. Dokumentere kvaliteten på utstyret og om det har blitt utdatert. Intervju folk som bruker nåværende datamaskiner. Spør om deres liker og misliker. Spør om de følte sine datamaskiner hjemme var bedre enn kontormaskiner, og i så fall hvorfor.
Kontakt jevnaldrende i andre organisasjoner. Samle så mye intelligens som mulig om datamaskinene de bruker, hvor lenge de har vært i drift og eventuelle planer for oppgraderinger.
Vurder å bruke dataene du har samlet for å fullføre en SWOT-analyse. SWOT står for styrker, svakheter, muligheter og trusler. En SWOT-analyse er spesielt nyttig når du prøver å rettferdiggjøre et stort kjøp for en stor organisasjon. Men å forberede en SWOT for enhver beslutning kan hjelpe deg med å bygge et bedre argument. En SWOT-analyse vil hjelpe deg med å avgjøre hvor sterk din datateknologi er i dag, dens svakheter og muligheter for forbedringer. Det vil også se på trusler, for eksempel hvordan bedriften din kunne falle bak tiden og miste virksomheten til konkurrenter hvis den fortsetter med utdatert teknologi. Til slutt samle prisinformasjon fra flere leverandører.
Skriv notatet med alle dataene du har krevd. Sørg for å fokusere på forretningssaken for kjøpet; Den faktiske innkjøpsordren kommer senere. Argumentere tydelig og overbevisende. Present notatet og få godkjenning.
