Skrivekontroller er annerledes enn å skrive personlige sjekker ved at flere opplysninger legges på sjekken - vanligvis på sjekkestubben - slik at både deg og betaleren vet nøyaktig hvordan betalingen skal brukes. Også alle dine forretningskontroller blir lagt ut på kontoene dine slik at kontanter og kontoer betales, holdes gjeldende. Bedriftskontrollene dine kan komme i to eksemplarer eller tre eksemplarer, så kontroller kopier kan beholdes for fremtidig referanse. Endelig kan forretningskontroller, i motsetning til personlige sjekker, kreve mer enn en signatur. Etter et sett system for å skrive forretningskontrollene dine, blir prosessen effektiv og sparer deg for å gjøre feil.
Gjør deg klar for all informasjon som kreves for å skrive forretningskontrollene dine. Du trenger hele navnet på alle betalingsmottakerne, betalingsmottakerens adresser, tallene og beløpene for alle fakturaer eller kontoer som skal betales, og totalbeløpene. Hvis du bruker et datastyrt regnskapsprogram for å skrive ut sjekklene, følger du instruksjonene i programvarehåndboken din. Du må sannsynligvis velge hver faktura eller konto for betaling, og deretter skrive ut en rapport for korrektur før du sjekker utskrift.
Juster bedriftskontrollene i skriveren din hvis du bruker en datamaskin til å skrive ut sjekklene dine. Ellers forberede seg på å skrive sjekker for hånd.
Skriv ut eller skriv inn alle betalingsopplysningene dine på forretningskontrollstubene dine. Hvis du bruker et dataregisterprogram, blir hver kontrollstub automatisk skrevet ut. Hvis du skriver dine sjekker for hånd, noter du mottakerens navn, leverandørens kontonummer for mottaker, dato for sjekken, nummeret på hver faktura eller konto som skal betales og beløpet som er betalt for fakturaen eller konto. Endelig merk det totale beløpet av sjekken.
Skriv ut bedriftscheckene dine. Hvis du bruker en datamaskin, vil hver sjekk skrive ut automatisk. Du trenger bare å overvåke skriveren for å være sikker på at kontrollene forblir justert. Hvis du skriver forretningskontrollene dine for hånd, er det øverst og til høyre for sjekken et sted for innsjekkingsdatoen. Under datoen begynner du på venstre side, skriv ut betalingsmottakerens navn etter "Betal til bestillingen av." Hvis plass tillater, ta også inn betalingsmottakerens adresse. Under betalingsmottakerinformasjonen, begynner du på venstre side, skriv ut beløpet av sjekken ved hjelp av ord for hele dollar og numeriske fraksjoner for cent - for eksempel "Ett hundre og 00/100 dollar". Til slutt, til høyre, fyll inn dollarbeløpet ved hjelp av tall - "$ 100.00."
Legg inn bedriftscheckene dine i sjekkeregisteret. Hvis du bruker et datastyrt regnskapsprogram for å skrive ut forretningskontrollene dine, kan denne informasjonen bli registrert automatisk, eller du må kanskje poste den senere. Skriv ut en komplett rapport for deg papiroppføringer. Hvis du registrerer sjekken manuelt, inkluderer du sjekksdato, navn på betalingsmottaker, fakturaer eller kontoer som er betalt, beløpet som er betalt til hver faktura eller konto og totalbeløpet av sjekken. Oppdater ledgers for alle berørte kontoer.
Proofles dine sjekker! Alle gjør sporadiske feil. En ekstra null, for eksempel, kan være en ødeleggende feil.
Lag en sikkerhetskopi av dataene dine hvis du bruker et datastyrt regnskapsprogram. Så, hvis et eget trinn er nødvendig for å legge inn sjekker, gjør det nå.
Ha dine forretningskontroller signert av personen med autoritet til å signere sjekker. Noen forretningskontroller krever mer enn en signatur. Pass på at du får alle nødvendige signaturer før du sender inn sjekker.
Fill ut sjekkekopiene med dine betalte fakturaer eller regninger hvis du bruker dupliserte eller tredobbelte skjemaer. Hvis du ikke har sjekkkopier, merk sjekknummeret, datoen og betalingsbeløpet på hver betalt faktura før du legger inn.
