Hvis det er en ting som ansatte har en tendens til å like mindre enn møter, er det når tidspunktet for et møte har endret seg, og tvinger dem til å endre sine tidsplaner tilsvarende. Likevel er det verre for at dine ansatte skal være uinformert. Hold ansatte i løkken ved å skrive et notat som varsler dem om endringen. De kan ikke like meldingen, men de vil sette pris på at notatet ditt - som alle de beste former for intern kommunikasjon - er kort og til poenget.
Skriv informasjonsoverskriften til notatet ditt. Skyll til venstre og på fire separate linjer med enkeltavstand, skriv "Datoen", "Til", "Fra" og "Emne". Hver bør følges av et kolon. Etter "Fra:" skriv navnet ditt og tittelen din.
Skriv ikke mer enn tre enkeltspaltede avsnitt om møtetidskifte, dobbeltavstand mellom avsnitt. I første ledd peker du på den tidligere tiden og omplanlagt tidspunkt for møtet. Angi om møtestedet har endret seg eller forblev det samme.
Forklar årsaken til tidsendringen på en positiv måte. Ansatte kan spørre hvorfor møtetiden har endret seg, men det er potensial for å bringe konfidensiell organisasjonsinformasjon i fare. Adresse problemet positivt ved å si, "Møtetiden har endret seg for å bedre imøtekomme behovene og rutene til alle som er til stede på møtet."
Skriv et optimistisk tredje avsnitt. For eksempel, "Takk på forhånd for samarbeidet ditt når du tar imot denne tidsplanendringen. Jeg gleder meg til å se deg på (tid og sted for møtet)."
Skriv inn initialene dine etter navnet ditt for et slag av tilsatt tilstedeværelse og troverdighet. Du trenger ikke å skrive inn bunnen av notatet fordi navnet ditt er skrevet øverst i overskriften.
Proofread og rediger notatet ditt før du spre det. La aldri en ansatt få en feil i noen av kommunikasjonsmaterialene dine.
Formidle notatet riktig og for best mulig eksponering. Husk at du ikke vil ha fraværende ansatte til å falle tilbake på den legendariske kontorlinjen, "Jeg antar at jeg ikke fikk notatet." Selskapsbrede notater legges ofte opp i lunsjrom og pauserom. For ekstra "forsikring", ta en kopi av notatet til hver ansatt og legg det i postkassen eller på skrivebordet.
