En arbeidstakerhåndbok gir verdifull informasjon til nye og etablerte ansatte. Det gir alle ansatte en referansekilde for selskapets retningslinjer og regler. Selv om det kan gis nye ansatte som en del av deres orientering (introduksjon til selskapets og selskapets forventninger), kan det bli endringer i retningslinjer og prosedyrer som må noteres i håndboken. Oppdatering av håndbøker fra ansatte er en viktig rolle for menneskelige ressurser eller ledere og veiledere. Siden håndboken er et viktig verktøy, bør prosesser utvikles for å bestemme hvordan endringer skal gjøres.
Bestem hvilke endringer som skal gjøres i håndboken og hvorfor. Sjekk med Society of Human Resource Management (SHRM) for å se om det er noen nye føderale eller statlige lover som påvirker ansatte. Kanskje er det endringer i helsemessige eller kompensasjonsfordeler som selskapet gir, eller kanskje det har skjedd betydelige hendelser som fysiske trusler eller seksuelle trakasseringsproblemer. Dette er ting som må endres eller legges til i håndboken.
Skriv håndbøkene i lettforståelig språk. For eksempel kan det være lurt å ikke bruke mye komplisert juridisk jargong som kan være forvirrende heller enn nyttig. Unngå kontroversielle setninger som "fast ansatt" eller noen ord som kan innebære en kontraktsavtale. Sørg også for at gamle, uanvendelige regler slettes, og at nye regler plasseres på riktig måte.
Søk juridisk råd fra firmaets advokat eller annen juridisk enhet angående endringene. Det er viktig at alle materialer distribuert til ansatte blir vurdert for mulige fremtidige rettssaker. Alt som inngår i en håndbok kan betraktes som arbeidsgiverens skriftlige ord. Bedrifter kan godt tjene til å ha håndbøkene vurdert før distribusjon.
Planleggingen av håndboken endres. Ansatte må vite at nye retningslinjer eller prosedyrer er utviklet og inngår i den reviderte utgaven av håndboken. Noen selskaper kan holde møter med ansatte for å diskutere endringene og gi muligheter for ansatte å stille spørsmål. Andre selskaper kan sende ut notater til ansatte dersom håndboken er plassert online. Det kan være lurt å få ansatte til å skrive et skjema som bekrefter at de har mottatt den nye håndboken, og legger den inn i personellfilen.
Tips
-
Se gjennom håndboken årlig.
Har juridiske personer gjennomgå håndboken.
Advarsel
Ikke skriv nye retningslinjer uten å distribuere dem til ansatte.
