La oss si at du er en leder hos et selskap, og du overvåker flere ansatte. Du vil at medarbeiderne skal forstå deres arbeidsoppgaver fordi du må evaluere deres jobbprestasjon årlig. Du bestemmer deg for at det ville hjelpe dem hvis de kunne se jobbansvaret i et flytskjema. Ofte er det lettere å forstå en prosess hvis den kan sees på et bilde eller et diagram samt en fortelling.
Hent flytskjema programvare eller hvis du foretrekker å gjøre det for hånd oppnå en flytskjema mal med alle flytskjema symbolene. Undersøk symbolene for å forstå hva de står for, så du vil bruke dem riktig når du lager flytskjemaet. Når du forstår flytdiagramsymbolene, vil det være enkelt å lage flytdiagrammer.
Skriv i kronologisk rekkefølge trinnene i hver jobb for hver person du overvåker på separate ark. Få hver ansatt til å gjennomgå trinnene du har oppført, og informer deg om hvilke trinn du kanskje har gått glipp av, så du kan legge dem til listen og inkludere dem i flytskjemaet.
Bruk flytskjemaprogramvaren eller malen til å lage et flytskjema for hver jobb du overvåker. Ta med hvert trinn i flytskjemaet for hver jobb som du skisserte i trinn to. Du tegner bare det aktuelle symbolet for hvert trinn av jobben i riktig rekkefølge og i det riktige området der trinnet utføres.
Gi det første utkastet til flytskjemaet til den ansatte som oppfyller oppgavene, og be om hans / hennes kommentarer på flytskjemaet. Få dem til å identifisere noen trinn du kanskje har gått glipp av eller noe du kanskje har i feil rekkefølge.
Redo flytdiagrammer som tar hensyn til kommentarene ved å gjennomføre eventuelle endringer i flytskjemaet som anses nødvendig. Hvis du ikke er enig med medarbeideren på kommentarer eller endringer i flytskjemaet, diskuter det med den ansatte og forklar hvorfor du ikke er enig og gi ham / henne en sjanse til å svare. De kan kanskje vite noe du ikke har eller har et innblikk eller perspektiv på jobben du ikke gjør, og når du forstår hans / hennes synspunkt, kan du være enig med deres endring.
Gi de ansatte en kopi av det ferdige flytskjemaet for jobben sin. Også for de jobbene som er en del av en prosess, kan du dele de andre flytskjemaene med alle de ansatte som er involvert i den prosessen, slik at de forstår hele prosessen. Dette vil lette kryssopplæring og la medarbeiderne vite at de er en del av en større prosess kritisk for virksomheten.
Legg en kopi av flytdiagrammer i et ringbindemiddel for fremtidig referanse og opplæringsformål.
