Å skrive et formelt brev er skremmende. Skrive et formelt brev til sjefen din, kan føle deg ute av denne verden skummelt. Enten det er å be om tidsavbrudd eller anbud om oppsigelse, er det en god ferdighet å lære når du går ut i arbeidsverdenen. Å holde en mal i tankene vil hjelpe deg sterkt underveis.
Tenk om din hensikt
Hva er fokuset ditt her? Hva vil du ha sluttresultatet til? Å være klar med deg selv, ikke bare hva du vil si, men hvorfor du trenger å si det hjelper når du skriver til sjefen din. Det er viktig å være ærlig om hva du vil formidle.
Din kontaktinformasjon
I øvre høyre hjørne bør du plassere all kontaktinformasjon. Det skal se ut som følgende:
- Navn
- Firma adresse.
- Din direkte selskapets telefonlinje.
- Epostadresse.
Dette gjør det veldig klart hvem du er og hvem din direkte veileder er eller ditt lag.
Bossens kontaktinformasjon
Rett overfor kontaktinformasjonen, plasser sjefs kontaktinformasjon i samme format som ovenfor, som følger:
- Navn
- Firma adresse.
- Hans direkte selskapets telefonlinje.
- Epostadresse.
Dato brevet
En linje under kontaktinformasjonen, skriv brevet. Det bør være datert dagen du ønsker å legge det til sjefen din, ikke dagen du begynte å skrive brevet. Dette tillater også en tidsramme for et svar.
Åpne med en hilsen
Rett under datoen, legg hilsen, "Kjære Herr / Ms./Dr. sjefs navn med et komma direkte etter. Skriv nøyaktig hvordan sjefen din foretrekker å bli adressert.
Første ledd
Begynn med å oppsummere hvem du er. Enten du er stor eller liten, identifiserer du selv den riktige måten å gjøre det på. Din jobbtittel, din eksakte avdeling og hvor lenge du har vært hos selskapet. Dette er også her du vil tydelig angi formålet med å skrive dette brevet til sjefen din, for eksempel, "Jeg skriver dette brevet for å be om medisinsk permisjon, som begynner seks uker fra nå, fra 15. mai til 5. juni."
Andre ledd
Her er hvor du utmerker utsagnet du gjorde i avsnittet ovenfor. Fortsetter med eksemplet på behov for medisinsk permisjon, kan du skrive noe som: "Min grunn for medisinsk permisjon er å ha en medisinsk mandert kirurgi. Jeg har fem ukers betalt ferie tilgjengelig. Kan jeg ta min betalte permisjon i sin helhet, så vel som en uke med ubetalte fridager? "Det er viktig å bruke riktig tone i brevet. Du vil aldri komme over som krevende, men spørrende og informativ. Til slutt vil du at sjefen din skal føle at du respekterer sin stilling og autoritet til å bestemme hva som er tillatt. Det er også viktig å legge til at du er åpen for å snakke om saken personlig, eller på hvilken måte som helst, er det enklest for dem å kontakte deg.
Tredje ledd
Kort sagt, takk sjefen din for hans tid når du leser brevet.
Lukk med signaturen din
Sign-off med en høflig og profesjonell avslutning. "Vennlig hilsen" og "Vennlig hilsen" etterfulgt av et komma er begge gode, standardvalg. Legg igjen en stor plass og skriv inn navnet ditt, så når det skrives ut, kan du skrive brevet i det rommet.
Uansett hensikten med formell brev til sjefen din, sørg for å skrive det i god tid hvis det er tidsfølsomt. Uansett om du forlater bedriften midlertidig eller anbudet din, skal du være rask og høflig.
