Når du aksepterte jobben, diskuterte HR-avdelingen eller din veileder din tidsplan, og sjansene er du enige om på timene de tilbød. På det tidspunktet du aksepterte timeplanen, hadde du sannsynligvis ingen måte å vite at forholdene dine ville forandre seg eller at du bare ikke ville kunne komme på jobb på det tidspunktet du ble enige om. Hvis du har vært kontinuerlig sent, eller hvis dine personlige forhold krever at du rapporterer til arbeid på et senere tidspunkt, er det en god ide å spørre din veileder skriftlig for en senere starttid. Innlevering av en skriftlig forespørsel oppretter en formell oversikt over forespørselen din i tilfelle at forespørselen din nektes, eller om tidsplanen endres, og du trenger bevis på det.
Bruk formelt brevformat for senttillatelsesbrevet
Fordi dette er en formell forespørsel, skriv din skriftlige forespørsel i riktig forretningsbrev format. Bedriftskorrespondanse er vanligvis i blokkformat, noe som betyr at avsnittene er flush med venstre margin; Ikke skriv inn avsnitt. Datoen for brevet, adressatens navn og adresse, emnelinje, kropp og avsluttende hilsen, er også skyllet med venstre margin. Din faglinje skal inneholde navn, stilling og ansatt nummer hvis det er annerledes enn ditt personnummer. Av sikkerhetshensyn må du ikke inkludere sosial sikkerhet i et brev som kan lande på skrivebordet av noen som ikke trenger å vite det. I tillegg skal du bruke hvitt eller off-white papir for brevet, en skrift som Times New Roman eller Calibri, og skriv navnet ditt i blekk før du gir din veileder og HR-avdelingen kopiene.
Hvis kontoret din er stort sett papirløs og kommuniseres via e-post, kan du forberede en kommende sent til jobb-epost i stedet. Hold språket formell, eller lag din forespørsel som et brev og legg det til en e-post i stedet.
Oppgi din forespørsel direkte
I stedet for at leseren trenger å skanne hele brevet før hun kommer til din faktiske forespørsel, oppgi forespørselen i første ledd i brevet. For eksempel kan du skrive, "Jeg begynte å jobbe i innkjøpsavdelingen som en agent på grunnnivå, 14. juni 2013, og 14. juni 2018 ble promotert til senior innkjøpsagent. Min nåværende arbeidsplan er fra klokken 8 inntil kl. 17.00, mandag til fredag. Formålet med dette brevet er å be om en tidsplanendring slik at timene mine blir kl 09.00 til 18.00"
Ikke vær sen
Ramme forespørselen din i en positiv tone og unngå å bruke ordet "sent". Hvis du ber om en permanent tidsplanendring, ber du om forskjellige timer, ikke tillatelse til å være sent hver dag. Og du ber ikke om at din veileder reduserer arbeidstiden din med den tiden du er sen til jobb. Hvis forespørselen din gjelder for en begrenset periode, angi at ved å si: "Formålet med dette brevet er å be om en tidsplanendring, slik at fra 1. april til 30. april, sett inn år, blir klokka 9 til kl.
Gi ærlig grunn
Selv om det også er en god praksis å være ærlig med arbeidsgiveren din, hvis du ber om å komme inn en time senere fordi du ikke er en morgenperson, og du bare ikke kan gjøre det på tide, vil du kanskje vurdere det som et rimelig grunnlag for din forespørsel. Men hvis din grunn er at du har personlige eller familieforpliktelser som kan bli bedre servert hvis du har ekstra tid til å komme på jobb, angi det. Du trenger ikke å være for personlig; for eksempel når du plukker opp barnet ditt fra barnehagen eller carpooling med din ektefelle, synes det å være et rimelig grunnlag for forespørselen. Du er imidlertid dommeren, basert på hva forholdet ditt er med din veileder eller leder, og om de faktisk trenger å vite den spesifikke grunnen til at du vil ha en tidsplanendring.
Gjør det verdt arbeidsgiverens stund
Hvis forespørselen din er fordi du har vært kontinuerlig sent, og du tror at det kommer en time senere enn den typiske timeplanen din, vil du hjelpe deg med å rapportere til jobb på tid, være ærlig om dine utfordringer når du kommer på jobb i tide. Foreslå at møtet ditt kan bli bedre hvis du hadde en annen tidsplan. Dette er en måte å håndtere et aspekt av jobbprestasjonen din, og du kan nevne i brevet at du prøver å være proaktiv når det gjelder å forbedre ytelsen din ved å adressere problemområdet tilstedeværelse. For eksempel kan du starte setningen, "Jeg tror den nye arbeidstiden vil ha følgende positive effekter på virksomheten …"
Gi forsikringer
Du kan føle behovet for å forsikre din veileder om at timeplanen din ikke vil påvirke avdelingens virksomhet negativt eller din evne til å håndtere arbeidsbelastningen. Kanskje du har sporet kundesamtaler du mottar og legger merke til at nesten alle kundene ringer etter kl. 9.00, så du kan legge til i brevet at du har overvåket toppene i kundesamtaler, og at tidsplanendringen kan være til nytte for organisasjonen. I brevet kan du også angi at du ikke forutser noen utfordringer for å utføre alle dine tildelte oppgaver, noe som gir ytterligere forsikring om at du har tenkt dette gjennom og er sikker på at tidsplanendringen ikke vil forårsake problemer.
Følge opp
Det siste avsnittet i brevet ditt for sen ankomst til kontoret, bør gjengi forespørselen din, og hvis tidsplanendringen er permanent, foreslår du datoen du vil at endringen skal tre i kraft. Spør om det er ekstra papirarbeid du må fullføre for å implementere tidsplanendringen. Dette legger på HR-avdelingen eller din veileder for å gi deg et svar, i hvert fall om papirarbeid. Også, når skrevet på denne måten, det høres mer positivt ut enn et brev som antyder at du er usikker på at forespørselen vil bli godkjent. Takk HR-avdelingen og veileder for deres vurdering og gi dem beskjed når du vil følge opp for å få godkjenning.
