Utvikling av et avdelingsbudsjett krever en grundig forståelse av prosessen og avdelingen i spørsmålet. Vurder et avdelingsbudsjett som en utgiftsplan for det kommende regnskapsåret. Ved utarbeidelse av det foreløpige papirarbeidet, faktor i variabler knyttet til inntekter og utgifter, muliggjør en pute dersom forventede inntektstall ikke materialiseres. Et godt, fungerende budsjett er bare like bra som tallene som inngår av arkitekter av sluttproduktet.
Angi rimelige mål for det kommende regnskapsåret. Foreløpige tall bør inneholde forventninger til instituttets nærmeste fremtid. Mens disse innledende beregningene har en tendens til å grense på den optimistiske siden, må du forsøke å være realistisk med tallene som er prognose. Husk at budsjetter er et arbeid i gang, som krever tweaking gjennom hele året, så det er bedre i det lange løp å legge inn fornuftige forventninger.
Søkeinngang. Rådfør deg med andre medlemmer av avdelingen, spesielt de som er mest kjent med kontorets daglige drift, før du forplikter deg til faste figurer. Gjør de ansatte en viktig faktor i budsjettfremgangen. Tross alt er de på frontlinjen i alle forretningsmiljøer og har generelt enestående innsikt angående hva som fungerer og ikke fungerer.
Analyser tilstrømning. Realistiske forventninger til inntekt krever analyse av de foregående budsjetter. Før du legger inn foreløpige tall, sammenligner du måned-til-måned, kvartal-til-kvartal og år-til-år tall fra foregående år. Hvis det var en eksepsjonell omstendighet knyttet til fjorårets tall, gå tilbake to år. Se etter trender som påvirker inntekter. Vurder ferieutgifter hvis virksomheten er detaljhandel i naturen. Se på første kvartal året før hvis firmaet håndterer avkastningsavkastningen. Uansett virksomhetsområdets kompetanse, vurdere faktorer som er spesifikke for bedriften som pumper opp eller ødelegger innkommende kontantstrøm. Å samle denne informasjonen gjør budsjettering av kontantstrøm en mye enklere prosess.
Analyser utstrømning. Uventede utgifter kan undergrave alle budsjett. For å holde budsjettbruddene på et minimum, ta en nærmere titt på tidligere budsjetter for å bestemme trender. Vurder personell. Er noen pensjonere? Er oppsigelser en mulighet? Hvis ansettelse er forventet, hva med trening og andre kostnader knyttet til en ny ansatt? Ta hensyn til utstyrets alder når du regner med utgifter. Spør om datamaskiner eller skrivere eller kopimaskiner trenger oppgradering i kommende budsjettperiode. I så fall få faste estimater på erstatningskostnader før du sender inn det endelige produktet for gjennomgang. Hvis lagerbeholdningen er en del av avdelingsbudsjettet, bør du ikke bare vurdere prisen på aksjen, men også kostnaden per kvadratmeter til huset og personalet og utstyret som trengs for å administrere produktet. Kort sagt, analyser hver detalj for å gjøre det endelige produktet en som fungerer for hele året.
Forbered budsjettet. Som et siste skritt i å forberede det endelige budsjettet, konsulter med ledere av andre avdelinger. Deres innspill kan få konsekvenser for budsjettet for avdelingen din. Se fremover er det primære målet for ethvert budsjett. Forberedelse av avdelingsbudsjettet blir en enkel oppgave dersom det grunnlaget som er nødvendig for å fullføre det, er lagt på forhånd. Vær også oppmerksom på at et budsjett er et sårbart dokument, en som er i samsvar med selskapets mål og lett justeres dersom behovet oppstår.
